Generalforsamling

Bestyrelsesmøde d. 1. september 2020

Afbud: Michael

Ordstyrer: Lene

Referent: Kirsten

1 godkendelse af ref. fra sidste møde.

Referatet godkendt uden kommentarer.

2 Nyt fra kassereren:

141 havelejere mangler dags dato d. 1./9. at betale 2. ½ årlige haveleje.

Vores regnskab ser ok ud. Der er brugt en del penge på renovering af vejene, maling af fælleshus m.m.

Lige pt er vi i gang med at få renset og skyllet dræn på Gladiolusvej, det kommer også til at koste en del.

3 Nyt fra formanden:

a Kollektiv forsikring:

Ca 59 havelejere er pt. tilmeldt den kollektive forsikring. Det har været et meget stort adm. arbejde at få styr på dette. Foreningen bliver opkrævet beløb for præmierne, og vi skal efterfølgende opkræve indbetalingen fra den enkelte havelejer. Dette er gjort sammen med 2. ½ årlige haveleje opkrævning, der er til betaling d. 1. september.

Fremover vil det kun være muligt at tilmelde sig den kollektive forsikring en gang årligt pr. 1. august.

b Vandrør:

Intet nyt. Vi afventer næste sæson. Der har ikke været de store problemer med rørsprængninger m.m. i år.

Vi har kun haft lukket for vandet 2 gange i sæsonen for småreparationer.

Afventer aflæsning af forbrug, i forhold til vandspild i år.

c Opsagte haver:

Intet nyt, sagerne kører stadig.

d Fælleshuset:

Lene har udarbejdet udkast til reviderede regler for udleje af fælleshuset.

Vi gennemgik udkastet og lavede div. rettelser. Dette gives videre til den nye bestyrelse, når en sådan er valgt.

g Generalforsamling:

Bestyrelsen har arbejdet ihærdigt på at finde et lokale i byen, hvor vi har kunnet afholde vores generalforsamling.

Det er ikke lykkedes at finde et egnet sted hvor vi må være mere end 100 personer, med restriktionerne vedr. corona.

Vi kan ikke satse på at vi ikke bliver mere end 100 personer, når vi har 179 haver.

Lars undersøger nu pris for leje af Ringsted hallen.

Mahmoud undersøger nu pris for leje af telte.

Vi har for længst afskrevet muligheden for at afholde generalforsamlingen udendørs.

Reglerne siger at vi skal indkalde med 1 måneds varsel, og hvem kan forudsige vejrudsigten en måned frem.

Vi foreslår nu en skriftlig afstemning om el. Hvis det er lovligt iflg. vores regler.

Afstemningen skal kunne foregå både pr. mail, og pr. alm. post, det evt. kan afleveres i vores postkasse.

Vi kontakter el-udvalget og får udarbejdet et skriftligt materiale inden afstemning.

Vi undersøger ligeledes om det er muligt at afholde info-møde med el-installatøren, der skulle give oplæg på den aflyste generalforsamling.

Kirsten laver info på facebook.

f Vedligeholdelse af vejene:

Vi har undersøgt hvad det vil koste at få et firma til at rive og vedligeholde vores veje 1 gang ugentlig. Prisen er ca. 1000 kr. pr. gang. Det bliver for dyrt.

Kirsten snakker med Karsten om hver anden uge. Da vi kan se at stenene er begyndt at blive kørt ud i hækkene.

g Etablering af legeplads.

Vi har modtaget et forslag om etablering af legeplads på vores fællesarealer fra et medlem.

Bestyrelsen er enige om at gå imod dette forslag. Dette er begrundet i alle de sikkerhedsregler der skal være opfyldt for offentlige legepladser, samt bestyrelsens ansvar ved evt. ulykker.

h Drænrør på Gladiolusvej:

Vi er i gang med at få renset og spulet drænrør på Gladiolusvej fra nr. 20 og ned.

Der er fundet en brønd og det er nu etableret en ekstra brønd, det skulle meget gerne afhjælpe problemet med vand i haverne.

i Skabe til kontoret:

Vi indkøber et skab med låse til opbevaring af vores brevordner. (Mahmoud).

I løbet af vinterperioden har vi aftalt oprydning af alle mapper, nye mærkater m.m.

4 Mahmoud:

a p-skilte:

Virker rimelig godt. Det er blevet meget bedre med parkerede biler på Fuchsiavej.

Vi arbejder videre med at etablere skråparkering på vores p-pladser.

Mahmoud taler med Karsten om han vil hjælpe.

b Bump på vejene:

For at nedsætte hastigheden på vores veje ønsker vi at etabler ”bump på vores 3 største veje

(Fuchsiavej 3 stk. – Anemonevej 1 stk. – Åkandevej 1 stk.).

Vi har indhentet tilbud og undersøger nu holdbarheden på disse.

Samtidig undersøger vi pris hvis John Petersen skal lave bump på vejene.

5 Peter:

a køb og salg af haver:

Haverne sælges stort set med det samme de kommer til salg. Pt. er der 2 haver til salg.

b Træer på Gladiolusvej og Køgevej:

Peter har deltaget i møde med Ringsted kommune, samt 1 rep. fra havelejerne på Gladiolusvej.

Træerne langs Køgevej har det ikke for godt. Ringsted kommune arbejder videre med forslag til løsning af problemet.

Vedr. træerne i baghaverne på Gladiolusvej er der flere muligheder for at afhjælpe problemerne. Vi modtager skriftligt materiale fra Ringsted kommune.

Peter og Lars forsøger at udarbejde forslag til løsninger ud fra haveforeningens ønsker og behov. Det er nu afgjort at det er hækken der er skel, men der må ikke bygges for tæt på træerne. ( hele kolonihave arealet ejes jo af Ringsted kommune, som vi lejer det af).

6 Lars:

a Klipning af udvendig hæk d. 12 september:

Vi forsøger med frivillig arbejdskraft. Vi skal bruge min. 10 personer. Kaj + Lars + Peter forsøger at finde 10 frivillige.

Lars og Mahmoud deltager fra bestyrelsen.

Kaj bestiller container til hæk affald.

Vi spørger om Birgit vil lave mad til det arbejdende folk.

Alternativt skal vi betale den stabile havemand for arbejdet.

b Medlemsundersøgelse Forbundet:

Problem at man direkte fra Google uden log in kan komme ind og udfylde undersøgelsen.

Lars har ligeledes fra Facebook koblet sig på og udfyldt undersøgelsen uden log in.

Lars kontakter Kredsformanden om problemet.

7 Kirsten:

a generalforsamling + info til medlemmer:

Kirsten laver info om dette på facebook.

b lukning for vand:

Vi lukker for vandet lørdag i uge 43 d.24. oktober efter efterårsferien.

Kirsten efterlyser hjælpere på Facebook.

c Beslutning vedr. vejbump:

Se tidligere i referatet.

d Fællesarbejde:

Kun hækklipning af uderhække i år.

e Kontakt til retten vedr. fund af tyvekoster i en have:

Kirsten arbejder videre med kontakt til politi og retten i Næstved for udskrift af dom i sagen.

Referent Kirsten Sørensen
———————————————————————————————–

Referat bestyrelsesmøde tirsdag d. 23. juni 2020

Afbud: Michael og Freja

Ordstyrer: Lene

Referent: Kirsten

1 Godkendelse af referat fra sidste møde:

Godkendt uden kommentarer.

2 Regnskab:

Debat om procedure ved sager om manglende betaling til foreningen.

3 sager kører vedr. manglende betaling af haveleje m.m. Sagerne kører i div. fogedretter, afhængig af hvor havelejer har bopæl.

Lene (formand) har mødepligt ved behandling af disse sager, enten personligt eller pr. telefon.

Bestyrelsen er enige om, at det ikke er rimeligt at hun skal fare land og rige rundt vedr. dette.

Fremover sender vi disse sager til incasso, der så fører sagerne frem til fogedretten om nødvendigt.

Bestyrelsen tolker reglerne vedr. skyldige beløb pr. 1. oktober som værende alt andet end haveleje.l

Lægeerklæring modtaget fra en havelejer, der skylder for haveleje.

3 Nyt fra formanden:

a klipning af baghække:

Vi har modtaget klage over manglende klipning (i højden) af en baghæk, på Anemonevej mod nabo i Fuglekvarteret.

Lene har afsendt breve til samtlige haver på Anemonevej.

b Manglende hækklipning:

Lars undersøger om ”den stabile havemand” stadig eksisterer, og om han vil klippe for os.

Hvis ikke finder Mahmoud et andet firma til at varetage opgaven mod regning, i de haver der ikke er klippet inden Sct. Hans.

Vi tjekker haver i løbet af ugen.

c. Salg af Erantisvej nr. 9:

Da havelejer ikke selv har fået haven solgt, opsiges lejemålet nu med 1 md. frist, i henhold til vores ordensregler.

Ved evt. salg skal pengene indsættes på foreningens konto og overføres efter fortrydelsesretten på 6 dage til havelejers konto, fratrukket evt. skyldige beløb til foreningen.

Hvis haven ikke er solgt inden en måned, sælges haven af foreningen for højeste bud.

 4 Generalforsamling:

Vi besluttede at udsætte dato for generalforsamling på ubestemt tid.

Afventer ny udmelding fra regeringen vedr. forsamlings regler, så vi kan finde et lokale, hvor vi kan være.

Pr. nuværende er reglen om afstand 1 meter til alle sider = 4 km. pr. person.

Alternativet kan være at afholde generalforsamlingen udendørs på græsplænen, hvis der er plads nok.

Vi arbejder videre med en løsning på dette.

5 Støj efter kl. 20.00:

Vi modtager jævnligt klager fra havelejere over støj i haverne om aftenen, Især råb og skrig ved leg på trampoliner. Bestyrelsen henstiller til at brug af trampoliner ikke finder sted efter kl. 20.00.

Ligesom vi henstiller til at vi alle tager hensyn til hinanden og dæmper anden støj generelt efter kl. 20.00.

6. Nyt fra øvrige bestyrelses medlemmer:

Mahmoud:

a skilte med p – forbudt:

Vi indkøber et nyt permanent skilt med p- forbudt til strækningen langs Køgevej under Rønnetræerne.

Mahmoud sørger for midlertidige selvklæbende skilte, til opsætning på Fuchsiavej.

Lidt af et problem med p-pladser i det gode vejr. Vi forsøger at etablere skrå parkering, Mahmoud er ansvarlig.

b Regler vedr. lågehøjde:

Vi tolker reglerne således at løger mod vej max må have samme højde som hækken 160 cm. mod vej.

Peter:

a udlejning af fælleshus:

Der må efter reglerne om afstand og vores antal borde max. være 24 personer i fælleshuset.

Gælder indtil nye udmeldinger fra sundhedsmyndighederne. Under normale omstændigheder er salen godkendt til 60 personer. Vi venter med at starte udlejning til malerarb. er færdigt.

b Pris på nøgler til toiletter:

Pr. 16. juni er beløbet for køb af nøgle til toiletterne hævet til 350 kr. fra tidligere 200 kr. Dette på grund af indkøbsprisen for nøgler.

c Hjertestarter:

Kontaktperson vedr. Hjertestarteren skal ændres på Hjertestarterdk.

Lene sørger for det.

Kirsten

a tilgroede og forsømte haver:

Vi har tjekket igen efter 14 dages varsel. Der er stadig 6 haver i foreningen, der skal rykkes igen sammen med udsendelse af breve vedr. mgl. hækklipning.

b Udtagelse af haver til præmiering:

Modtaget henvendelse fra Kredsen vedr. udtagelse af haver til bedømmelse og evt. præmiering.

Peter og Kirsten tager denne opgave.

c Have hvor der har været opbevaret tyvekoster:

Kirsten kontakter politi og evt. Retten i Næstved for opdatering på sagen. Vi kan ikke handle uden dom i sagen.

d Pælehammer:

Kim Melgaard har smedet en pælehammer til foreningen, den kan tage pæle op til flg. mål 7,5 cm x 7,5 cm.

Pælehammeren kan udlånes igennem et bestyrelsesmedlem, der så er ansvarlig for at den afleveres igen.

Referent Kirsten Sørensen.

————————————————————————————————

Referat bestyrelsesmøde tirsdag d. 5. maj 2020

Afbud: Michael og Freja

Ordstyrer: Lene

Referent: Kirsten

1 Godkendelse af referat fra de sidste to møder: Godkendt uden kommentarer.

2 Nyt fra kassereren:

Pr. dags dato er der 4 havelejere, der ikke har betalt deres haveleje.

Der sendes nu påkrav samt bod til de pågældende. Sendes anbefalet.

Container til haveaffald:

Det blev en dyr fornøjelse at yde denne service til havelejerne i påsken. Ikke alle overholdt reglerne om kun at komme haveaffald i containeren. Der var bl.a. en cykel m.m. i blandet. Det betyder en regning på ca. 4.000 kr. da det så blev betragtet som blandet affald. Det gør vi ikke mere.

Kirsten laver opslag på facebook. skal også omhandle vores egen container, hvor der ikke må komme haveaffald og køkkenaffald i.

Budget /Regnskab:

Ser om ud.

Tilbud på maling af fælleshuset:

Tilbuddet er på 16.000 kr. + moms og indeholder indvendig maling af hele fælleshuset incl. lofter og toiletter.

Bestyrelsen enige om at tage imod tilbuddet fra firmaet Henry Hansen på malerarbejdet.

Kaj kontakter maleren.

3 Nyt fra formanden:

Vand:

Ingen problemer pt.

Byggeansøgninger:

Fungerer rigtig fint på den nye måde, der er igangsat her under corona krisen.

Ny generalforsamling:

Afventer udmelding fra staten vedr. forsamlingsforbud d. 10. maj 2020.

Slamsugning:

En havelejer har anmeldt at der blev slamsuget i en have, samme dag som foreningen fik slamsuget.

Vedkommende havelejer har modtager separat faktura.

Opsigelse af lejekontrakter:

Bil uden nr. plader er efter flere henvendelser fra formanden nu blevet flyttet.

Henvendelse fra politiet:

Foreningen har modtaget henvendelse fra politiet vedr. opbevaring af tyvekoster i en have i foreningen.

Formanden har videregivet de oplysninger politiet bad om.

Vi har bedt om akt indsigt, og afventer nærmere fra politiet. Der står tydeligt i vores ordensregler at det er opsigelsesgrund at opbevare tyvekoster i haven.

Tjek af haver:

Lene, Kirsten, Peter og Kaj mødes kl. 10.00 på kontoret tirsdag d. 12. maj.

Vi tjekker oprydning i de haver, hvor der tidligere er givet en frist til at få ryddet op for affald m.m.

Oprydning i fælleshuset:

Mahmoud, Lene og Kirsten har gennemgået fælleshuset og vores aflåste rum.

Der trænger til en oprydning, og der er udarbejdet et forslag om dette. Vi ønsker at det bagerste rum bruges som arkiv, samt opbevaring af div. kontormaterialer. Bankofuglen opbevarer en det ting i det forreste rum. Der skal opryddes og laves en klar adskildelse af deres og vores ting.

Kummefryseren i det aflåste rum skal tømmes og slukkes. Vi er enige om at Birgits privelegier nedfases efter Corona tiden.

Mahmoud, Lene, Kaj og Kirsten færdiggør oprydning i de aflåste rum, sammen med Birgit.

Regnskab for Fælleshuset:

Kirsten har udarbejdet særskilt regnskab for fælleshuset for år 2019. Giver et godt overblik.

Fra 2021 ønsker bestyrelsen at der fast laves en udskrift vedr. fælleshuset.

Forslag om at lejen af fælleshuset fra d. 1. januar 2021 indbetales på foreningens konto i stedet for kontant betaling som nu.

Urinalet:

Bestyrelsen har på et tidligere møde besluttet at urinalet i fælleshuset skal nedtages og erstattes af et ekstra toilet, samt at der skal etableres pusleplads på et af toiletterne.

Der er nu bestilt håndværkere til det. Der etableres pusleplads på det store toilet. urinalet nedtages og der opsættes ekstra toilet, samt væg og dør mod gangen.

Vi besluttede samtidig at vores nuværende toilet i kontor og værkstedsbygningen åbnes for brug af havelejerne, således at vores toiletvogn kan aflastes. Dvs. at der fremover er to toiletter til brug for de havelejere der har købt en nøgle til dette.

Kaj og Peter sørger for lås til udendørstoilettet. Når det er bragt i orden meldes ud til havelejere.

Verserende sag mellem havelejer og foreningen:

Sagen er nu afsluttet og vi afventer faktura fra tømmerens arbejde på adressen.

Sten på vejene:

Vi skal have sten på vejene nu, det er en del år siden det skete sidst og vi kan ikke afvente generalforsamling.

Lene kontakter Karsten Friis der herefter kontakter Thomas Petersen vedr. at få kørt sten på alle veje, således de kan vedligeholdes med vores rive på traktoren.

4 Lars:

Lidt brok – Lars efterlyser info i vores tavler når der informeres på henholdsvis hjemmesiden og Facebook.

Alle informationer til tavlerne skal udprintes til Peter, der så sørger for opsætning i tavlerne.

Kirsten sørger fremover for udprint til Peter.

Persondata:

Lars gennemgår regler for persondata politik. Vi arbejder videre med det, så vi på sigt får tjek på det.

Kaj og Peter arbejder videre med indkøb af aflåseligt skab.

Debat om adgangskoder til computeren.

Lene renser vurderings computeren, så den fremover kun bruges af vurderingen. Der sættes kode på som kun vurderingen har.

Lene laver koder på foreningens pc og Kaj laver nye koder til regnskabet.

Foreningens mailadresser:

Lars er kontaktperson på foreningens mailadresse.

Lene har formandsmailen.

5 Mahmoud:

De tre haver, der var impliceret i opbevaring af heroin i sommeren 2018 er nu vurderet, og de to er sat til salg. Oprydning er i gang i alle tre haver.

Have og vej udvalget:

1. runde lige efter Sct. Hans.

6 Peter:

Forslag om indkøb af rive til den lille traktor.

Bestyrelsen enige om dette. Per (pladsmand) sørger for krog på traktoren.

7 Kirsten:

Fremlæggelse af udkast til jobbeskrivelse for rengøringsassistent. Ok fra alle.

Opfølgning på verserende sager:

Fuchsiavej 44 er afsluttet

Fuchsiavej 1 er vurderet og sat til salg

Erantisvej 9 er vurderet

Åkandevej 24 er vurderet og sat til salg.

Have på Åkandevej vedr. opbevaring af tyvekoster . Verserende sag afventer afgørelse i retten.

Referent Kirsten Sørensen

——————————————————————————————

Referat bestyrelsesmøde mandag d. 20. januar 2020.

Afbud: Michael og Freja

Ordstyrer: Lene

Referent: Kirsten

Godkendelse af referat fra sidste møde: godkendes sammen med referat fra dette møde på næstkommende møde.

Fortsat møde ud fra dagsordenen til møde afholdt d. 16. januar.

4 Bestyrelsens forslag til generalforsamlingen:

Forslag 1 Reviderede ordensregler.

Fortsat gennemgang af bestyrelsens forslag til ændringer i ordensreglerne.

Enige om at disse indarbejdes i vores nuværende ordensregler. Fremhæves med rød skrift og udsendes til alle medlemmer inden generalforsamlingen.

Forslag 2 Reviderede vedtægter.

Gennemgang af vores vedtægter, med bestyrelsens forslag til ændringer. Disse indarbejdes, fremhæves med rød skrift og udsendes til alle medlemmer sammen med forslag til reviderede ordensregler inden generalforsamlingen.

5 Hvem er på valg og hvem genopstiller:

Formand er på valg, da Lene kun blev valgt for 1 år i 2019. Lene ønsker genvalg.

Kasserer er på valg. Lars nuværende bestyrelses medlem, valgt på sidste års generalforsamling for 2 år. opstiller til denne post. Kasserer vælges for et år denne gang, da der er et år tilbage af valgperioden.

Vedtægterne siger at formand og kasserer vælges i henholdsvis lige og ulige år. Vil så passe igen fra næste år.

Peter og Kirsten er på valg som alm. bestyrelsesmedlemmer for 2 år. Peter ønsker ikke genvalg. Kirsten ønsker genvalg.

Freja er på valg, da hun er indtrådt som suppleant i årets løb i stedet for Kaj. Der skal vælges et medlem for 1 år. Vi ved ikke i skrivende stund om Freja ønsker genvalg.

6 Forberedelse af generalforsamlingen, hvem gør hvad:

Kirsten kontakter Per Flor vedr. posten som dirigent.

Lene kontakter Paula vedr. posten som referent.

Kirsten + Mahmoud sørger for indskrivning.

Lene udsender materiale til generalforsamlingen på mail til de mail adresser vi har.

Materialet til de medlemmer der ikke har mail pakkes af Peter og sendes pr. brev sammen med Fakture for 1. haveleje indbetaling.

Faktura vedr. haveleje indbetaling kan ikke udsendes på mail. Systemet kan ikke klare denne opgave.

Alle fakturaer skal derfor udsendes pr. post.

Lene udarbejder forslag til dagsorden.

Vi beder Kaj om udskrift på samtlige havelejere til brug ved indskrivning.

Kirsten kontakter ”Ved Møllen” vedr. pris for kaffe + evt. en ostemad.

Fordeling af ansvarsområder i bestyrelsen foretages efter ny valg på generalforsamlingen.

7 Nye vandledninger:

Vi arbejder videre med dette store projekt.

Da der endnu ikke er en tidsplan for dette ser vi os nødsaget til, at få kørt sten på vejene, hvis vi skal have en chance for, at holde dem i rimelig stand. Vi bestiller John Petersen til at udføre dette.

8. Bestyrelsens forretningsorden:

Denne underskrives på næste møde.

9 Fælleshuset fremover:

Besluttet at fælleshuset fremover kun udlejes til medlemmer af haveforeningen.

Ved udlevering af nøgle, skal vores ordensregler underskrives og derved accepteres af lejeren.l

Dette indebærer at den enkelte havelejer er ansvarlig for at vores ordensregler overholdes.

10 Værkstedet fremover:

Peter har med hjælp fra Kim Melgaard sørget for oprydning på værkstedet. Der mangler oprydning på traktor værkstedet.

Vores store generator kan evt. sælges og erstattes af en mindre.

11 Evt.

Lars har kontaktet hovedforbundet i forhold til hjælp med udarbejdelse af retningslinier vedr. persondata loven.

Kirsten orienterede om at der d. 15. januar er afsagt dom i retten i Roskilde mod den havelejer der var sigtet for opbevaring af bl.a. 1,6 kilo heroin i sin kolonihave. Vi kontakter retten vedr. om vi kan få dommen på skrift til brug for opsigelse af lejemålet.

Næste møde: Lene indkalder snarest. Vi skal bl.a. udarbejde bestyrelsens beretning m.m. til generalforsamlingen.

Referent Kirsten.

————————————————————————————————————

Referat Bestyrelsesmøde d. 16. januar 2020.

Afbud: ingen

Ordstyrer: Lene

Referent: Kirsten

Godkendelse af referat fra sidste møde: Godkendt med en kommentar fra Peter:

1 Pilehegn i hæk:

På trods af flere henvendelser til pågældende havelejer er hegnet i hækken ikke nedtaget.

Bestyrelsen er enige om at udsende mail til vedkommende havelejer med en frist på 14. dage, til at få nedtaget hegnet, der er opsat i hækken, stort set hele vejen rundt i haven. Sker det ikke må vi sætte en gartner på opgaven for havelejers regning.

2 Årsregnskabet:

Gennemgang af foreningens årsregnskab for 2019. Aftalt at Kaj laver udskrift af de enkelte konti inden næste møde.

Debat om budgetlægning.

Regnskabet udsendes til alle medlemmer inden generalforsamlingen.

3 Vandregnskabet:

Som forventet er der i 2019 igen et stort vandspild, som vi kun kan få dækket ind ved opkrævning som fælles vand, hos samtlige havelejere.

Beløbet er tæt på at være det samme som året før, dog lidt mindre. Der opkræves lidt over 200 kr. pr. have.

4 Indkomne forslag til generalforsamlingen:

Forslag modtaget fra medlemmer:

Der er modtaget i alt 9 forslag fra havelejere til generalforsamlingen.

Forslag 1 Vedr. ændring af tilladte højde på bygninger i foreningen.

Forslag 2 Indeholder 11 forskellige forslag.

generelt kan siges at de fleste er formuleret som spørgsmål og nogle er svære at tyde, hvad det menes.

Vi retter henvendelse til vedkommende og beder om at få dem formuleret som forslag. Ellers kan der ikke stemmes om dem.

Forslag 3 Forslag om el og fællesbad.

Forslag 4 8 forslag om forskellige emner.

Forslag 5 Forslag om lovliggørelse af fuglehold i kolonihaven.

Forslag 6 Forslag om ændringer i vedtægter og ordensregler. Vedr. ”Vild med vilje” samt hækkeklipning.

Forslag 7 Forslag vedr. ændring af betalingsfrist for 1. halvårlige leje. Samt fratagelse af stemmeret ved generalforsamlingen ved restance til foreningen.

Forslag 8 Forslag til regler vedr. opsætning og brug af trampoliner i haveforeningen.

Forslag 9 Forslag om ændring af tilladte bygge kvadratmeter.

Forslagene blev gennemgået og nummereret.

Bestyrelsen foreslå at forslag 1 og forslag 9 samles i et forslag. Vi kontakter forslagsstillerne.

Som tidligere nævnt kontaktes forslagsstilleren til forslag 2 for omformulering.

Forslagene udsendes til alle medlemmer inden generalforsamlingen.

Forslag fra bestyrelsen:

Forslag 1 Forslag til revidering af foreningens ordensregler:

Begyndende gennemgang af div. forslag til ændringer i vores ordensregler.

Vi afsluttede mødet midt i dette punkt da kl. var blevet tæt på 22.00. Fortsætter punktet på møde mandag d. 20. januar kl. 18.00.

Referent Kirsten.

Bestyrelsesmøde Tirsdag den 26. november 2019

Afbud: Kirsten og Freja

Referent: Lene

Ordstyrer: Lene

  1. Forberedelse til nedlægning af nye vandrør

Vi gennemgik udbudsmaterialet og blev enige om, at projektet er meget omfattende, ikke mindst på grund af alle de rør og ledninger, der er nedlagt på Åkandevej. Derfor har vi brug for, at en fagmand tager sig af det, rådgiver, vejleder og fører kontrol. – Vi er af den opfattelse, at Lejelovens §11 giver ejeren af matriklen, Ringsted Kommune, en forpligtelse til at afhjælpe med at udskifte de nedslidte gamle rør fra tiden omkring 1940.

I lejekontrakten af 2017 mellem Ringsted Kommune og Virkelyst Havekoloni, står der i punkjt 9: Eventuelt nødvendige nyanlæg eller fornyelse af udslidte ledningssystemer udføres i samråd med kommunen, idet der for hvert enkelt tilfælde af denne art skal træffes aftaler om udførelse og betalingsform.

Da Ringsted kommune har givet udtryk for, at de ikke agter at medvirke hverken financielt eller med arbejdet, har bestyrelsen besluttet at få en advokat med speciale i disse forhold til at undersøge lovligheden af dette.

  1. Underskrivning af sidste bestyrelsesreferat

Referatet blev underskrevet.

  1. Nyt fra kassereren

Kassereren fremlagde status på regnskabet. Vandspildet er lidt mindre end før, men stadig højt.

Havelejen følger indeks-reguleringen. Bestyrelsen vedtog, at havelejen vil stige med 50 øre pr. kvadratmeter. Vand stiger til 20 kr. pr. kubikmeter

  1. Siden sidst fra de forskellige udvalg
  • Formanden

Peter og Mahmoud tager sig af det praktiske vedr. salget af de inddragne haver

Bestyrelsen udsender regninger fremover via mail. Til dem, der ikke har aflevet mailadresser, sendes en sms, at man kan hente posten i sit postrør/brevkasse i haven.

Køleskabet i værkstedet lukkes i vintersæsonen, og temperaturen sættes på 10 grader.

Der afholdes bestyrelsesmøde i midten af januar, hvor vi kigger på årsregnskabet, revision af love og regler, samt påbegynder forberedelserne til generalforsamlingen i marts

Revision af Bestyrelsens forretningsorden udsættes til næste møde

———————————————–

  • Lars

Har udarbejdet forslag til data-politik for Virkelyst.

Lars fortsætter med at sætte sig ind i regnskabet sammen med Kai.

————————————————

  • Peter

En have er solgt siden sidst. Stadig 6 haver til salg.

——————————————————–

  • Mahmoud

Tager sig af at indkøbe et mini-pengeskab til opbevaring af følsomme persondata.


Referat bestyrelsesmøde d. 22. Oktober 2019.

Afbud fra Michael

Ordstyrer: Lene

Referent:   Kirsten

Godkendelse af referat fra sidste møde:   Godkendt uden kommentarer.

Nyt fra kassereren:

Pbs: 

Lars og Kaj arbejder på sagen.

Skyldnere:

D.d. mangler 19 havelejere at betale haveleje. Der er afsendt påkrav til de pågældende, vi afventer.

Nyt fra formanden:

Klipning af baghække/yderhække fremover:

Klipning på begge sider af yderhækkene udføres fremover af havelejerne. De kan til gengæld slippe for fællesarbejde. Gældende for Gladiolusvej og Anemonevej.

Forberedelse til vandlukning:

Lene og Peter mødes fredag for at forberede arbejdet med vandlukning lørdag d. 26. oktober.

Stop for indkøb og udlevering af øl:

Ved sæsonens afslutning, lørdag d. 26. oktober, når der lukkes for vandet, er det samtidig slut med indkøb og udlevering af øl fra værkstedet.

Tilbud fra havefirmaer:

En enig bestyrelse har bedt om tilbud på arbejdet som pladsmand. Vi indhenter flere tilbud.

Levering af grus og sten:

Fremover leverer foreningen ikke grus og sten til havelejere.

Udlåning af redskaber m.m.:

Fremadrettet låner vi ikke vores værktøj og maskiner ud. Med mindre det er til bestyrelsesmedlemmer.

Pladsmanden kan ikke låne ting ud.

Opstramning af regler vedr. haveleje indbetaling:                                                                            223

Skriftligt materiale skal formuleres og godkendes på generalforsamlingen.

Ovenstående gælder også for revidering af vores Ordensregler og Vedtægter, samt udsendelse af materiale på mail fremover.

Rengøring af toiletvognen:

Vi beder Birgit om at rengøre toilettet oftere, ca. 1 gang ugentlig i sæsonen.

Rydning af området ved traktorhuset:

Peter og Kaj sørger for det.

Kummefrysere:

Den ene kummefryser i fælleshuset fjernes. Den nyeste beholdes og sættes i køkkenet.

Tilbagemelding på mail:

Ved kommunikation på mail bestyrelsen imellem, betragter Lene manglende tilbagemelding indenfor 7 dage som enighed. Dette er vi enige om.

Endelige beslutninger tages altid på bestyrelsesmøder.

Pkt. fra øvrige bestyrelsesmedlemmer:

Kirsten:

Referat fra Retssag mod et af vores medlemmer:

Kirsten refererede fra retssag mod et af vores medlemmer vedr. opbevaring af heroin.

Medlemmet er nu kendt skyldig, endelig dom afsiges når sagen har været omkring Retslægerådet til udtalelse. Vi afventer den endelige dom, og tager derefter stilling til konsekvenser af dette i haveforeningen.

Salg af ulovlig have:

Køber af F 44 forlanger at bestyrelsen tager kontakt til vurderingsforsikringen vedr. fejl i vurderingen. Dette tager vi til efterretning.

Regler for vurderingsudvalgets arbejde:

Vi skal sørge for en helt fast procedure for vurdering og bestyrelsens ansvar i forhold til dette.

Bestyrelsen arbejder videre i samarbejde med vurderingsudvalget.

Forsikringer – hvordan er vi dækket som forening:

Vi har pt. Følgende forsikringer:

Bestyrelses ansvars forsikring.

Vurderingsforsikring.

Ulykkesforsikring for de ansatte.

Ansvarsforsikring

Brandforsikring gælder bygninger og løsøre.

Forsikring mod hærværk

                                                                                                                                                                224

Vi tegner nye forsikringer igennem kolonihaveforbundet i stedet for Codan. Dette gælder følgende forsikringer. Ansvarsforsikring – brandforsikring og forsikring mod hærværk.

Tilbud om kollektiv medlemsforsikring:

Tilbud, priser m.m. sendes ud sammen med materiale til generalforsamlingen.

Ny vandledning:

Det er besluttet på byrådsmøde at vi gerne må lægge ny vandledning i kolonien. Der gives ikke tilskud fra kommunen.

Vi skal i gang med at undersøge nærmere, samt indhente tilbud på arbejdet. Financiering skal godkendes på generalforsamlingen.

El – hvordan arbejder vi videre:

Som lovet på sidste generalforsamling, har bestyrelsen arbejdet videre med undersøgelse af at få el indlagt i foreningen.

Vi har fået godkendelse fra Ringsted kommune. Vi har haft kontakt til el selskabet.

Info om dette inden generalforsamlingen, hvor sagen tages op til evt. godkendelse.

Julefrokost:

Vi har besluttet at afholde julefrokost for foreningens medlemmer d. 14. december.

Tilmelding og betaling til Birgit Østerby. Birgit står for menuen.

Ny kasserer:

Vi vælger ny kasserer på generalforsamlingen i marts 2020. Lars er stadig under oplæring og opstiller til posten.

Etablering af bad og toilet:

Behandles under Peters punkter.

Birgits løn:

Birgit aflønnes fremadrettet med 115 kr. i timen (mindsteløn).

Lars:

Kreds/kolonihave forbundet:

Lars mener at forbundets hjemmeside er uforståelig og svær at finde rundt på. De annoncerer f.eks. ikke kursusvirksomhed.

Kasserer kursus og Persondataloven:

Lars har været på kasserer kursus, er rigtig positiv.

Kurset omhandlede også persondataloven.

Skriftligt materiale skal udarbejdes. Freja og Lars arbejder med dette.

Have- og vejudvalget:

Stabil havemand er færdig med klipning af yderhækkene.

                                                                                                                                                             225

Mahmoud og Freja:

Have- og vejudvalget:

Tjekket op og udsendt breve, samt bestilt hækklipning i div. Haver.

Peter:

Oprydning på værkstedet.

Peter og Kim sørger for dette:

Status på varmepumper:

Intet nyt, Peter kontakter.

Køb og salg af haver:

Der er pt. 6 haver til salg – en er på vej til at blive solgt.

Ændring af fælleshusets Pissoire:

Peter har som aftalt på sidste møde indhentet tilbud på følgende:

Etablering af puslebord samt ændring fra pissoire til toilet. Dette vil koste 21.451 kr. incl. Moms.

Det vil koste over 100.000 kr. at etablere bad i fælleshuset. Dette meldes tilbage på generalforsamlingen.

Evt.

Ingen pkt. til drøftelse.

Næste møde aftales pr. mail.

Lene og Kirsten arbejder med et forslag til ændring af ordensreglerne.

Mødet slut kl. 21.00

Referent Kirsten.

—————————————————————————————————

Referat bestyrelsesmøde d. 28. september 2019

Afbud fra: Michael og Kaj (kasserer)

Godkendelse af referat: Godkendt uden kommentarer.

Referent: Kirsten.

Ordstyrer: Lene.

Nyt fra kassereren:Ikke tilstede.

PBS:           Alle faste udgifter skal på PBS.

Status Lars:     Næste møde.

Økonomi:       Næste møde.

Nyt fra formanden:

Vinterlukning:

Vi holder 15 grader varme på kontoret i vinderhalvåret fra lørdag d. 26. oktober.

Lang debat om opvarmning på værkstedet i forhold om div. Værktøj og maskiner kan tåle kulde / frost. Vi blev enige om at holde en temperatur på 10 frader i vinterhalvåret v. olie radiator m. termostat.

Vi tager det op igen til foråret.

Vurdering:

Som hovedregel sker der ikke vurderinger af haver i vinterhalvåret. (1. nov. – 1. marts).

Vurdering sker kun i nødstilfælde i denne periode.

Byggeansøgninger:

Ringsted kommune følger ikke op på reglerne. D. 8. oktober afholdes møde mellem Ringsted kommune og Forbundets jurist.

Vi skal tjekke tegninger for mål, når vi modtager dem, og fortælle folk hvor vigtigt det er at tegninger og mål overholdes når byggeri går i gang.

Vand el og vejbump:

Lene har ansøgt kommunen om tilladelse til at etablere vejbump på vores veje.

Afventer politisk møde ang. Vandrør.

El afventer politisk beslutning.

Julebuffet for medlemmerne:

Aftalt at arrangere dette d. 14. december, hvis der er interesse. Lene og Peter arbejder videre.

                                                                                                                                                              220

Nyt fra have-og vej udvalget (Lars og Mahmoud)

Pr. dags dato 20 sager.

15 haver mgl. Hækklipning.

  3 haver med hække højere ene 160 mod vej.

  2 haver med ukrudt m.m.

Vi anbefaler at Michael og Freje overtager Lars plads i have – og vej udvalget.

Der bestilles hækklipning og udsendes bøder m.m.

Den stabile Havemand har afgivet tilbud på klipning af yderhækkene. Vi vedtager tilbuddet og bestiller arbejdet.

Vedr. boder m.m. arbejdet dette ind i ordensreglerne ved revidering af disse.

Peter diverse:

Fælleshusets pissoire:

Forslag om ændring til alm. Toilet. Vi får opsat pusleplads til babyer + nye toiletsæder på alle toiletterne i fælleshuset. Vi undersøger muligheden for at etablere bad.

Status på varmepumperne:

Peter undersøger om der ikke kan indstilles at de automatisk begynder at køle når temperaturen overstiger evt. 20 grader.

Reparationer:

Vinduer til gavlen i fælleshuset er bestilt:

Nye skruer (specielle) til flagstængerne er bestilt.

Køb og salg af haver:

Der er pr. dags dato 6 haver til salg.

Kirsten diverse:

Gebyr lejekontrakter:

Nye lejekontrakter = gebyr på 500 kr.

Nøglekviteringer til toiletvogn:

Husk altid 2 kopier en til mappe samt en til sagsmappen.

Evaluering af den fælles arbejdsdag:

Alt fungerede perfekt. God stemning – masser af arbejdsopgaver blev færdiggjort – dejlig mad og mange fremmødte. Rigtig god dag.

Per havemand skal sprøjte vores fællesarealer, så ukrudtet holdes nede.

                                                                                                                                                                221

Praktisk planlægning vedr. lukning af vand:

Vi mødes alle på værkstedet kl. 10.00. Der lukkes for vandet kl. 8.00.

Honorering af Karstens kørsel på vejene:

Gavekort for i år på 1.000 kr. Kirsten aftaler med Karsten fremadrettet.

Aktivitetsudvalg:

Pkt. udsættes til debat i vinterens løb.

Revision af ordensreglerne:

Pkt. udsættes til debat i vinterens løb.

Hjemmesiden Mahmoud:

Intet nyt.

Revidering af forretningsordenen for bestyrelsens arbejde:

Denne er revideret, nogle ting er ikke kommet med, Lene undersøger.

Evt.

Lars har tilmeldt sig Kasserer og regnskabs kursus.

Debat om vedligeholdelse af fællesarealer.

Debat om vedligeholdelse af hjertestarter.

Mødet slut kl. 13.00.

Referent Kirsten.

Referat Bestyrelses møde d. 22. august 2019

Tilstede:     Afbud fra Freja

Ordstyrer:   Lene

Referent:     Kirsten

Godkendelse af referat fra møde d. 18. juni:         Godkendt uden kommentarer.

Nyt fra Kasseren:

Gennemgang af regnskab pr. 21. august.

Debat og uddybning af/om forskellige konti.

Nyanskaffelser større beløb – varmepumper Fælleshus 40.000 kr. – Lys til fælleshus samt kontor 13.340 kr.

Nye infotavler 10.776 kr. – ny lem til vandbrønd 25.838 kr.

PBS:

Kaj og Lars sørger for tilmelding af alle faste udgifter til PBS.

Nyt fra Formanden:

Vinterlukning: Forslag om fast dato for vinterlukning af vand. Vi er enige om at der fremover lukkes for vand, samtidig med sommertid slutter. I år betyder det at der lukkes for vandet søndag d. 27. oktober.

Uvedkommende ved fælleshuset:

En del unge er begyndt at holde til under halvtaget v. fælleshuset. Der ryges hash + sniffes gas m.m. og der flyder med affald.

Flere fra bestyrelsen har påtalt til dem at de ikke har noget at gøre her og bedt dem om at flytte sig.

Vi sætter skilte op med privat 3 stk. og hvis de ikke flytter sig må vi kontakte politiet.

Lars + Mahmoud undersøger markedet for skilte.

Øl indkøb og øl salg:

Da vi ikke har spiritusbevilling til andet end vores årlige arrangementer er det besluttet at der ikke længere sælges øl og vand i værkstedet over foreningens regnskab. Der bliver derfor kun indkøbt øl og vand til arrangementer samt til frivillige hjælpere i foreningen. De der ønsker at hygge med en øl i værkstedet må fremover selv medbringe dem.

Nye skraldespande:

Besluttet at indkøbe nye affaldsspande til opsamling af hundeposer. (Lars og Mahmoud).

Misligholdelse af haver fremover:

Vi bruger vinterhalvåret til at arbejde med revision af regler for misligholdelse af haver – ordensregler – bøder m.m. Fremlægges på generalforsamlingen i marts 2020.

Nyt aktivitetsudvalg og slut med fodbold:

De sidste 2 år har der ikke været tilslutning til vores årlige fodboldarrangement. Derfor er dette blevet aflyst.

Vi ønsker at nedsætte et aktivitetsudvalg til fremtidige fælles arrangementer. Dette tages op på vores generalforsamling i foråret.

Status på vand og el:

Vandforbruget er faldet betydeligt efter udbedring af lækage på Gladiolusvej.

Vi måler stadig og tager det lidt mere roligt i forhold til nye vandrør.

Vi afventer politisk møde i Ringsted kommune sidst i September måned vedr. el. Er ikke særlig optimistiske.

Madbiksen:

Fra næste sæson er madbiksen kun for medlemmer af haveforeningen – lukket gruppe og kun i havesæsonen.

Pkt. fra øvrige bestyrelsesmedlemmer:

Lars:

Status på vej- og have udvalg vedr. ukrudt – hækklipning m.m.

Vindmølle opsat i have i foreningen. Vi ved ikke om der er ansøgt om opsætning. Mahmoud kontakter vedkommende havelejer.

Status på kassererposten: Lars har brugt nogle lørdage sammen med Kaj og føler selv at han er kommet godt med. Lars sørger selv for for kursus virksomhed. Mener har er klar til generalforsamlingen, hvis han bliver valgt.

Peter:

Diverse:

Toiletterne tømning: Peter har aftalt at der tømmes tank ved toiletvognen hver 3. uge i sæsonen.

Varmepumper og elradiatorer:

Varmepumper er opsat i fælleshuset og radiatorerne er afmonteret.

Vi lader radiatorerne sidde endtil der skal males i fælleshuset for en syns skyld.

Reparationer:

Strøm til musikanlæg er flyttet ind i skabet. Anlægget skal indstilles.

Køb og salg:

Der er solgt et par haver siden sidste møde. En del til salg lige pt.

Kirsten:

Fælles arbejdsdag d. 14. september kl. 9.30 i fælleshuset. Kaffe / the med brød kl. 9.30 – 10.00

Kirsten er ansvarlig for materialer vedr. malerarbejde.

Peter er ansvarlig for materialer vedr. reparationer.

Kirsten aftaler med Birgit vedr. forplejning.

Lene udarbejder liste over bemanding af kontoret for september måned.

Næste møde afholdes d. 22. oktober kl. 17.30.

Referent Kirsten Sørensen

Referat bestyrelsesmøde d. 18. juni 2019 

Velkommen til Freja, der nu træder ind i bestyrelsen i stedet for Kaj Pristed, der har solgt sin have. Kaj fortsætter som kasserer.

1 Godkendelse af referat:

Referat fra sidste møde godkendt uden kommentarer.

2 valg af ordstyrer:

Lene Larsen

3 valg af referent:

Kirsten Sørensen.

4 Nyt fra formanden:

4.1. Vandsituationen:

Debat om problemerne og hvilke tiltag vi har foretaget indtil dato. Vi har ikke fundet nogen rørsprængning, og efter målinger, beregninger og tjek af alle stophaner og målere, er vi nu rimelig sikre på, at det store vandforbrug, skyldes de gamle møre vandrør og at vandspildet i år muligvis vil blive lidt større end sidste år. Vi besluttede nu, at holde vandet åbent hele døgnet resten af sæsonen, da systemet ikke har godt af, at vi åbner og lukker hele tiden. Vi risikerer at gøre problemet værre.

Vi mangler at tjekke dræn brøndene rundt omkring i foreningen, for at se om der løber vand i disse. Mahmoud lovede at påtage sig denne opgave.

Der arbejdes videre med at få ny vandrørsledning i samarbejde med Ringsted kommune og Kredsen.

4.2. Ny procedure når foreningen skal sælge en have:

Når foreningen har inddraget en have og denne skal sælges er proceduren fremover således:

Haven vurderes, sættes til salg og sælges efter en uge for højeste bud op til vurderingen.

4.3. Oplæring af Lars som kasserer:

Kaj og Lars aftaler indbyrdes tidspunkter hvor de arbejder sammen om regnskabet. Det er vigtigt for bestyrelsen at Lars bliver klædt godt på til opgaven inden han overtager opgaven.

Kirsten kontakter Winkas ang. Kurser i regnskabssystemet.

4.4. PBS, Mobilpay:

Kaj sørger for at tilmelde alle faste udgifter til PBS.

Lene undersøger vedr. Mobil Pay som forening. Koster det penge og hvordan?

4.5. Varmepumper til fælleshuset:

Michael har haft chefkonsulent ude for at tjekke huset, for at finde den rette størrelse varmepumpe til fælleshuset. Han foreslår 2 stk. til en pris af 17.395 kr. pr. stk. + moms fuldt installeret.

Beløbet skulle være indtjent på ca. 3 år, i forhold til el-prisen vi betaler i dag.

Bestyrelsen besluttede enstemmigt, at sætte arbejdet i gang. Udgiften holder sig under 50.000 kr.

4.5. Langtids – lejeaftale med Kredsen:

Udkast til lejeaftaler er udsendt inden mødet.

Debat udfra udkast – vi ønsker indføjet i kontrakten at kredsen skal sørge for vedligeholdelse af bygningen, efter samme regler som øvrige lejere. Bygningen skal males i samme farver som fælleshus m.m. Herudover ønsker vi div. Tilføjelser vedr. misligholdelse.

Vi fastsætter lejekontraktens udløb til år 2035, (som foreningens lejeaftale med Ringsted kommune), såfremt der ikke sker misligholdelse i forhold til aftalen. (Mahmoud er uenig i denne beslutning).

Aftalen træder i kraft d. 1. januar 2020.

4.6. Papirer til bank med alles underskrifter:

Arbejdernes Landsbank skal have underskrifter fra alle i bestsyrelse. (Ny konto oprettet her).

Papirerne ligger hjemme hos Lene og dette punkt klares efterfølgende på kontoret, Lene sender besked når papirer er klar til underskrifter.

4.7. Bestyrelsens forretningsorden:

Udkast er udsendt inden bestyrelsesmødet. Udkastet er enstemmigt vedtaget.

Fremtidig arkiv ansvarlig skal vælges. Mahmoud påtager sig dette.

Michael donerer et aflåseligt pengeskal til opbevaring af person følsomme oplysninger.

4.8. Opdaterede medlemslister:

Kaj og Lars sørger for at udarbejde opdaterede medlemslister hver d. 1. i måneden.

4.9. Alkohol bevilling:

Politiet har efter flere ansøgninger til div. Arrangementer i fælleshuset afslået at give alkoholbevilling.

Det betyder at der fremover ikke sælges alkohol, udover de få godkendte årlige arrangementer hvor vi har bevilling.

Peter taler med Birgit (Bankofuglen). Birgit sørger for indkøb af øl – vand og vin til Sct. Hans festen for foreningen. Laver efterfølgende regnskab over salget og afregner med kassereren.

4.10. Nye info tavler – nye vej oversigtstavler:

Nye info tavler 4 stk. er indkøbt og er i gang med at blive sat op. Tilbud over nye oversigtstavler over foreningens veje 2 stk. er indhentet. Pris 8.000 kr. Lene bestiller 2 stk. til erstatning for de gamle der er ved at falde fra hinanden.

4.11. Godkendelse under Folkeoplysningsloven:

Vi ønsker at få vores forening godkendt under Folkeoplysningsloven. Vi mener at vi er berettiget til dette.

Mahmoud sørger for ansøgningsskema på kommunen. Dette vil betyde at vi kan låne lokaler af Ringsted kommune uden at skulle betale dyr leje.

4.12. Pladsmandens arbejdsbeskrivelse:

Udkast til aftale mellem pladsmand og bestyrelse er udsendt inden bestyrelses møde.

Godkendt uden yderligere tilføjelser.

4.13. Ny person til vedligeholdelse af veje:

Thomas Tøf Tøf har meddelt at han fra 1. oktober p.g.a. arbejde ikke længere kan påtage sig opgaven. Vi skal finde en ny traktor kører senest fra 1. oktober og gerne inden da Thomas gerne vil stoppe tidligere.

4.14. Opsigelse af haver og bøder efter Sct. Hans:

Ifølge reglerne i foreningen er der til få havelejere givet påbud om at få vedligeholdt og opryddet i haverne. Hvis dette ikke gøres vil vi inddrage haverne.

Have – og vejudvalget tjekker Hække umiddelbart efter sct. Hans.

4.15. Fællesarbejde i foreningen lørdag d. 14. september:

Kirsten har udarbejdet liste over arbejdsopgaver til denne dag, og sørger for opslag på Facebook samt til tavlerne efter frivillige hjælpere.

Vi skal have kontaktet en tømrer inden, da sålbænkene under vinduerne i fælleshuset skal repareres, således at vi kan male .

Kirsten renskriver listen over arb. opgaver og lægger den på kontoret. Hvis andre medlemmer af bestyrelsen kommer i tanke om flere opgaver, så skriv dem gerne på.

Vi skal sørge for indkøb af materialer inden arbejdsdagen.

4.16. Revision af ordensreglerne:

Udsættes til næste møde.

4.17. Efterlysning af frivillige hjælpere:

Vi mangler frivillige hjælpere til div. Arbejdsopgaver i foreningen. Kirsten laver opslag til tavlerne samt på Facebook. Kirsten er kontaktperson og modtager tilmeldinger.

5. Nyt fra kassereren:

5 havelejere skylder stadig haveleje for 1. halvår. Der er afsendt flere rykkere med gebyr. Sendes igen. Hvis der er skyldige beløb til 1. okt. Kan vi opsige lejemålet i forhold til reglerne.

6. Nyt fra Vej – og have udvalget:

Have – og vej udvalget tjekker som tidligere nævnt hakke umiddelbart efter Sct. Hans.

Der følges samtidig op på tidligere påmindelser om ukrudt og misligholdelse af haver.

Der er opsat nye skilte med fartbegrænsning samt spejle rundt omkring på foreningens veje.

7. Nyt fra vandudvalget:

28. maj blev der udskiftet en del stophaner og 2 vandmålere. I forbindelse med vores tjek af vand har vi fundet flere stophaner og vandmålere der skal udskiftes. Dette gøres efterfølgende.

Vi har ligeledes fundet listen fra efteråret 2018 hvor der også er en del målere og stophaner der skal udskiftes.

8. Hjemmesiden:

Intet nyt.

9. Byggeansøgninger:

Husk at fra d. 1. juli må kun Kredsen forhåndsgodkende byggeansøgninger ifølge nye regler.

10. Nyt fra Kredsen – slutgodkendelser:

Udsættes til næste møde.

11. Havesalg:

Der er solgt en hel del haver, der er pt. 8 haver til salg.

Lars har sammen med Peter deltaget ved flere havesalg. Lars er nu klar til at klareopgaven alene, således der nu er 2 bestyrelsesmedlemmer til at stå for havesalg.

12.Eventuelt:

Der mangler 1 løvrive samt 2 papegøje tænger fra værkstedet.

Vores ene hækkeklipper er gået i stykker. Vi undersøger pris på ny.

Oprydning på værkstedet efter Sct. Hans.

13. Næste møde:

Næste bestyrelses møde afholdes d. 22. august kl. 17.30.

Referent Kirsten.


Referat bestyrelsesmøde d. 4. maj 2019    

Alle tilstede

1 Godkendelse af referat:  Godkendt uden kommentarer.

2 Ordstyrer:       Lene

3 Sekretær:       Kirsten

4 Nyt fra formanden:

A Thomas traktor mand stopper til oktober 2019. Vi skal finde en anden.

  Forslag om at opgaven overgår til pladsmand. Lene kontakter Per.

B Michael Prahn stoppet som kredsrep. Pga. sygdom.

   afløst af Per brandmand.

C Problemerne med Åkandevej 21.

   Hvad gør vi fremadrettet. Besluttede at vi får haven vurderet

  Og sætter den til salg.

  Peter kontakter vurderings udvalget . Mahmoud kører og afleverer brev personligt til have lejer.

D Havepræmier 2019.

  Kirsten og Peter tager sig af det.

E  Ny printer.

   hvilke behov har vi?

  Lene og Kaj holder møde med firmaet og aftaler ny leasing aftale.

F Plantebælte mod Kildemarken.

  Kredsen er inddraget i sagen.

  Tidligere bestyrelsesmedlem har haft kontakt til Ringsted kommune vedr. de store træer mod

  Kildemarken.

  Lene har taget over på sagen, og har haft kontakt med teknisk forvaltning. Positiv oplevelse.

G Spiritus bevilling regnskab med øl/vand:

  Lene søger ny spiritus bevilling. Salg af øl og vand indgår i foreningens regnskab. Som aftalt

  På tidligere generalforsamling.

H Ekstra ordinær generalforsamling vedr. vedtægtsændring:                                                   210

  Der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling onsdag d. 22. maj kl. 19.00 i fælleshuset.

I Udskiftning af el radiatorer i fælleshuset.

  Besluttede at udskifte el radiatorer i fælleshuset med 2 stk. varmepumper.

  Lene kontakter div. Firmaet for tilbud, sendes til bestyrelses medlemmerne. Tages op på næste

  Møde.

J Møde om køb og salg:

  Møde med info og gennemgang af regler og papirer vedr. køb og salg af haver – hjemmesiden –

  Samt byggeansøgninger afholdes onsdag d. 22. maj efter generalforsamling.

K Indsamling af mailadresser – gebyr for postbreve.

  Besluttet at alle der har en mail adresse skal aflevere den til foreningen.

  Fremadrettet sendes fortrinsvis kun post pr. mail.

  Kun personer der er fritaget for e-post kan få postomdelte breve.

  Fremadrettet arbejder vi på at indføre gebyr for postomdelte breve.

L kontanter på kontoret.

  Ingen kontanter på kontoret bortset fra småbeløb.

M El – udvalg.

    Der nedsættes et udvalg bestående af forslagsstillere til nærmere undersøgelse af priser m.m.

5. Nyt fra kassereren:

  Alm. Orientering.

  Kaj efterlyser kopi af kørekort og sygesikring fra alle bestyrelsesmedlemmer, medbringes i

  Banken. Gerne i 2 eksemplarer. Vi påtænker at dele vores indestående i 2 banker Nordea og  

  Arbejdernes Landsbank.

  Referat fra generalforsamling + årsregnskab medbringes i banken.

  Der er afsendt 1. rykkerskrivelse til samtlige have lejere der skylder haveleje.

  Der mangler stadig haveleje indbetaling fra 24 have lejere. Der sendes nu 2. rykkerskrivelse

  Med gebyr til disse.

6 Vej- og have udvalg:                                                                                                                       211

  Der gennemgås haver, vej for ukrudt/affald m.m. af vej og have udvalget lørdag d. 18. maj.

  Der laves opslag på facebook + på hjemmesiden.

7 Nyt fra vandudvalget:

   Vedr. vandspild – nye vandrør – dette er overgivet til kredsen, der har bedt kommunen om et

  Møde and. Dette.

  Der blev åbnet for vandet onsdag d. 10. april. Der er efterskruet en del steder, samt udskiftet

  Flere stophaner.

  Lene er kontaktperson fremover. Rabah Ali er den der fremadrettet reparerer m.v.

  Liste over gamle vandmålere der skal skiftes, er ikke lige til af finde. Vi leder videre, ellers

  Må vi ved gennemgang af alle målere lave en ny liste.

8 Nyt fra hjemmesiden:

  Lene har nu også adgang til at lave opslag på hjemmesiden. Lene har lavet nogle ændringer

  Således at det er nemmere at komme rundt på hjemmesiden.

9 Nyt om byggeansøgninger:

Alle bestyrelsesmedlemmer bliver sat ind i arbejdet vedr. byggeansøgninger på mødet d.

  22. maj. Ansøgningsskemaer udleveres fra kontoret om mandagen.

  Vi tjekker og vejleder når ansøgningen afleveres på kontoret.

10 Nyt fra kredsen:

Lene udsendt pr. mail til alle bestyrelses medlemmer.

11 Havesalg:

    Der er godt gang i salg af haver.

12 Eventuelt:

    Peter orienterede om at der har været en anonym henvendelse til Fødevaremyndighederne

    Om brug af køkkenet til mandags spisning og madlavning til Bankospil.

    Fødevarekontrollen har derfor været på besøg.

    De konstaterede at alt var ok. Det hører under det de kalder bagatelgrænsen. Der gælder andre

    Regler for lukkede foreninger.

Vi har fået en smilende smiley.                                                                                                         212

Fordeling af vagter til kontor åbent om mandagen frem til d. 1. august

13. Næste møde:

      Afholdes tirsdag d. 18. juni kl. 17.00 til 18.00. Inden Sct. Hans arrangement.

Referent Kirsten Sørensen.

——————————————————————————————————————-

Referat bestyrelsesmøde torsdag d. 11. april 2019                                             206.

Ordstyrer:     Lene

Referent:       Kirsten

Referat fra sidste møde godkendt uden kommentarer.

Velkommen til Lene Larsen ny formand

Velkommen til Lars Jørgensen og Michael Kristensen nye bestyrelsesmedlemmer.

1 Bestyrelsens konstituering:

Formand: Lene Larsen

Næstformand: Mahmoud Elawad

Kasserer: Kaj Pristed

Sekretær: Kirsten Sørensen

Udlejning af fælleshus: Peter Lauritsen

Havesalg: Peter Lauritsen

Hjemmeside: Mahmoud + Lene

Facebook: Kirsten + Thomas Lauritsen (frivillig).

Diverse Udvalg m.m.

Vandudvalg: Lene + Michael + Mahmoud samt Kim Melgaard som frivillig m. fl.

Have og vej udvalg: Mahmoud + Lars

Pladsudvalg: Lene og Per (pladsmand).

Udlejning af fælleshus

Aktivitetsudvalg: Birgit Østerby (bankofuglen).

2 Aflevering og udlevering af nøgler + computer:

Mette Brun

Chalotte Olsen

Kim Melgaard

                                                                                                                                                        207.

Michael Kristensen

Lars Jørgensen

Lene Larsen

Mette og Chalotte skal kontaktes for aflevering. Kirsten kontakter.

3 Kontordage 2019 samt bemanding:

Åbningstid på Kontoret hver mandag i sæsonen undtagen på helligdage i tidsrummet 17.30 – 19.00.

Vi fordelte os på mandage frem til 1. juni. Lene sender liste pr. mail.

4. Bestyrelsesmøde vedr. køb og salg af haver :

Afholdes efter d. 27. april hvor Kirsten er hjemme igen efter ferie.

Info om brug af hjemmeside på samme møde.

5. Åbning af vand:

Besluttet at åbne for vandet tirsdag d. 16. april således der er åbnet til påske. Lene kontakter Kim Melgaard efter mødet.

Alle undtagen Kirsten og Michael deltager ved vandåbning.

6 Bank:

Kaj og Lene skal i banken vedr. ny formand div. Papirer.

7 E-mail adresser:

Mahmoud og Lene får tjek på e-mail adresser.

8 Alarm system:

Skal kodes om vedr. sms besked ved alarm.

kontaktpersoner fremover: Peter + Mahmoud + Lene + Lars.                                                        208

9 Ny rive til traktor:

Ønske om indkøb af ny rive til traktor til vedligeholdelse af vejene. Lene tager en snak med Thomas der kører traktoren for os.

Tages op på næste møde.

10 Haveleje:

52 have lejere mangler at betale haveleje pr. 1. april. Dette svarer til 120.000 kr.

Der sendes nu rykkere til disse samt til et medlem der ikke har betalt for kollektivt vand.

11 Printer:

Der skal leases ny printer.

Vi undersøger muligheder samt priser.

12 Tilføjelse til vedtægter:

Tilføjelse til vedtægterne besluttet på generalforsamlingen skal godkendes på ekstra ordinær generalforsamling.

13 Næste Bestyrelsesmøde:

Næste bestyrelsesmøde afholdes lørdag d. 4. maj kl. 10.00.

Mødet slut kl. 16.30

Referent Kirsten Sørensen

————————————————————————————————————————–

Referat Bestyrelsesmøde d. 11. marts 2019                                                   205

Alle Tilstede

Godkendelse af referat: Godkendt uden kommentarer

Valg af ordstyrer:             Mette

Valg af referent:               Kirsten

Nyt fra formanden:

a opgavefordeling til generalforsamlingen:

Alle praktiske opgaver fordelt:

Kaj : Afkrydsningslister- stemmesedler – morgenbrød + pålæg – vingaver.

Kirsten og Mahmoud: Indskrivning samt dørvagt.

Birgit: Kaffebrygning m.m.

Kim vil meget gerne fortsætte med flere praktiske arbejdsopgaver efter generalforsamlingen.

Vand – værksted – udskiftning af vandmålere m.v.

Mødet slut kl. 17.00.

Referent Kirsten

————————————————————————————————————————-

Referat bestyrelsesmøde d. 23. januar 2019                                                                             203

Alle tilstede.

Godkendelse af referat:       Godkendt uden kommentarer.

Valg af ordstyrer:                 Mette

Valg af sekretær:                 Kirsten

Gennemgang og debat af alle indkomne forslag til generalforsamlingen.

3 forslag fra bestyrelsen:

2 stk. omhandler ændring af vedtægterne.

1 stk. tilføjelse til ordensreglerne.

1 forslag fra Lene Larsen, Thomas Lauridsen og Anders Hansen vedr. undersøgelse af muligheden for at etablere el i kolonihaveforeningen.

1 forslag fra Kirsten Møller, Lone Jøns og Mikael Fogt vedr. el i foreningen.

1 forslag fra Lene Larsen, Thomas Lauridsen og Anders Hansen vedr. kolonihaveforbundet overtage regnskabet m. bilag.

1 forslag fra Lene Larsen, Thomas Lauridsen og Anders Hansen vedr. muligheden for at udnævne æresmedlemmer.

1 forslag fra Lene Hansen, Thomas Lauridsen og Anders Hansen vedr. foreningens hjemmeside.

1 forslag fra Mette Brun vedr. ændring af foreningens regler for hækhøjde.

1 forslag fra Lene Boye Hansen vedr. indkøb af kværn og presser til æblemost.

                                                                                                                                                               204

1 forslag fra Mahmoud Elawad vedr. honorering af kasserer og formand.

1 forslag fra Birgit Østerby vedr. opsætning af skurvogn til bad og vaskemaskiner.

Gennemgang, rettelser og tilføjelser til indkaldelsen til generalforsamlingen.

Kim renskriver med div. Tilføjelser.

Peter og Kirsten sørger for trykning, samling af materialet samt udsendelse.

Kaj sørger for trykpude til stempel, kuverter og frimærker.

Opfølgning på indbetaling af haveleje:

Efter opgørelse er der nu 3 have lejere der har modtaget påkrav vedr. mgl. Betaling og disse risikerer nu at få opsagt lejemålet.

Henvendelse vedr. affald i en have:

Bestyrelsen har modtaget henvendelse vedr. affald henliggende i en have, heraf køkkenaffald.

Der afsendes brev til pågældende have lejer med krav om at få det fjernet. Ellers vil det blive gjort for lejerens regning efter gældende frist.

Mahmoud opdaterer E-mail liste.

Referent Kirsten Sørensen

…………………………………………………………………………………………………………………………….

Referat Bestyrelsesmøde d. 9. Januar 2019.                                                                               102

Ikke tilstede: Mahmoud og Chalotte.

Godkendelse af referat: Godkendt uden kommentarer.

Valg af ordstyrer: Mette.

Valg af sekretær: Kirsten.

Dagsorden:

Gennemgang af modtagne forslag til generalforsamlingen.

Debat og formulering af bestyrelsens egne forslag til generalforsamlingen.

Referat:

Gennemgang og debat af modtagne forslag fra have lejere.

Gennemgang og debat af foreningens regnskab for 2018.

Gennemgang og rettelser af kladde til indkaldelse til generalforsamling 2019.

Gennemgang og formulering af bestyrelsens forslag til generalforsamlingen.

Næste møde afholdes d. 23. januar kl. 16.00

Kirsten kontakter Mahmoud og Chalotte.

Referent Kirsten Sørensen

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Bestyrelsesmøde d. 23. januar 2019

Alle tilstede.

Godkendelse af referat:       Godkendt uden kommentarer.

Valg af ordstyrer:                 Mette

Valg af sekretær:                 Kirsten

Gennemgang og debat af alle indkomne forslag til generalforsamlingen.

3 forslag fra bestyrelsen:

2 stk. omhandler ændring af vedtægterne.

1 stk. tilføjelse til ordensreglerne.

1 forslag fra Lene Larsen, Thomas Lauridsen og Anders Hansen vedr. undersøgelse af muligheden for at etablere el i kolonihaveforeningen.

1 forslag fra Kirsten Møller, Lone Jøns og Mikael Fogt vedr. el i foreningen.

1 forslag fra Lene Larsen, Thomas Lauridsen og Anders Hansen vedr. kolonihaveforbundet overtage regnskabet m. bilag.

1 forslag fra Lene Larsen, Thomas Lauridsen og Anders Hansen vedr. muligheden for at udnævne æresmedlemmer.

1 forslag fra Lene Hansen, Thomas Lauridsen og Anders Hansen vedr. foreningens hjemmeside.

1 forslag fra Mette Brun vedr. ændring af foreningens regler for hækhøjde.

1 forslag fra Lene Boye Hansen vedr. indkøb af kværn og presser til æblemost.

                                                                                                                                                               204

1 forslag fra Mahmoud Elawad vedr. honorering af kasserer og formand.

1 forslag fra Birgit Østerby vedr. opsætning af skurvogn til bad og vaskemaskiner.

Gennemgang, rettelser og tilføjelser til indkaldelsen til generalforsamlingen.

Kim renskriver med div. Tilføjelser.

Peter og Kirsten sørger for trykning, samling af materialet samt udsendelse.

Kaj sørger for trykpude til stempel, kuverter og frimærker.

Opfølgning på indbetaling af haveleje:

Efter opgørelse er der nu 3 have lejere der har modtaget påkrav vedr. mgl. Betaling og disse risikerer nu at få opsagt lejemålet.

Henvendelse vedr. affald i en have:

Bestyrelsen har modtaget henvendelse vedr. affald henliggende i en have, heraf køkkenaffald.

Der afsendes brev til pågældende have lejer med krav om at få det fjernet. Ellers vil det blive gjort for lejerens regning efter gældende frist.

Mahmoud opdaterer E-mail liste.

Referent Kirsten Sørensen

…………………………………………………………………………………………………………………………….

Referat Bestyrelsesmøde d. 9. Januar 2019.                                                                               102

Ikke tilstede: Mahmoud og Chalotte.

Godkendelse af referat: Godkendt uden kommentarer.

Valg af ordstyrer: Mette.

Valg af sekretær: Kirsten.

Dagsorden:

Gennemgang af modtagne forslag til generalforsamlingen.

Debat og formulering af bestyrelsens egne forslag til generalforsamlingen.

Referat:

Gennemgang og debat af modtagne forslag fra have lejere.

Gennemgang og debat af foreningens regnskab for 2018.

Gennemgang og rettelser af kladde til indkaldelse til generalforsamling 2019.

Gennemgang og formulering af bestyrelsens forslag til generalforsamlingen.

Næste møde afholdes d. 23. januar kl. 16.00

Kirsten kontakter Mahmoud og Chalotte.

Referent Kirsten Sørensen

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Referat Bestyrelsesmøde d. 19. november 2018                                                     100

Alle tilstede.

Godkendelse af referat:     Godkendt uden kommentarer.

Valg af ordstyrer:                 Mette.

Valg af sekretær:                 Kirsten.

Nyt fra formanden:

Alkoholbevilling er modtaget fra politiet til alle arrangementer frem til generalforsamlingen.

Vedr. skriftlig klage (vandspild). Mette har svaret på modtaget klage fra 3 have lejere og har efter-

Følgende udarbejdet liste over de tiltag bestyrelsen har foretaget.

Skilte + spejle er modtaget vi kontakter John Petersen for boring af huller til opsætning af skilte.

Nyt fra kassereren:

Der skyldes stadig haveleje for 12 haver. Der sendes nu rykkere + evt. opsigelser til de berørte

Have lejere.

Nyt fra andre medlemmer:

Der er lavet service på havetraktoren.

Vandudvalget + hjælpere har lukket for vandet og aflæst vandforbrug i går søndag d. 18. nov.

Problem med låste havelåger, når der skal aflæses vand. Problemet tages op på generalforsamlingen.

Nyt fra kredsen:

Intet nyt.

Havesalg:

Stadig 6 haver til salg.

                                                                                                                                          101

Eventuelt:

Vedr. vindmøller Kim arbejder stadig videre med sagen, da vi ikke er enige med Ringsted

Kommune.

Arbejdet med processer og arbejdsopgaver, når vi ikke i dag. Vi aftaler et ekstra møde hvor vi

Kun arbejder med dette. Mødet afholdes mandag d. 26. november kl. 16.00.

Næste ordinære møde afholdes torsdag d. 17. januar 2019. Dagsorden til mødet er forberedelse

Af generalforsamlingen i marts måned.

Referent Kirsten Sørensen

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 

                                                                                                99

Referat bestyrelsesmøde d. 16. oktober 2018  

Alle tilstede.

1 Godkendelse af referat:

    Godkendt uden kommentarer.

2 Valg af ordstyrer:   Mette

3 valg af sekretær:   Kirsten.

4 Nyt fra formanden:

    Opfølgning på tidligere aftaler/opgaver.

    Vedr. skilte: Mette og Kim arbejder videre, muligvis i den kommende weekend.

    Vedr. skyldig haveleje på en enkelt have: Kaj og Mette følger op på sagen i den kommende weekend.

    Mette har deltaget på kongres i forbundet.

5 Nyt fra næstformanden:

    Mahmoud efterlyser arbejdsopgaver som næstformand.

    Forslag om at Mette o Mahmoud sammen fordeler arbejdsopgaverne mødes i den kommende weekend.

6 Nyt fra kassereren:

    Der skyldes i alt 31.000 kr. i haveleje pr. dags dato.

    Gennemgang af regnskab pr. 30. september 2018. Regnskabet ser fint ud.

    Printer på kontoret er nu 5 år gammel. Mette kontakter firmaet vedr. ny leasing aftale på bedre

    Betingelser.

7 Nyt fra vej- og have udvalg:

    Der er foretaget tjek af hække + ukrudt umiddelbart efter d. 15. september.

    Afsendt breve med 1. påmindelse + 2. påmindelse vedr. ukrudt ifølge reglerne.

    Afsendt breve vedr. hække der mangler klipning med frist efter reglerne.  

    Der er bestilt hækklipning i 7 – 8 haver, der udsendes bod på 1.200 kr. pr. have.

    Per sprøjter for ukrudt foran de haver der er afsendt breve til. Der udsendes breve med bod på 500 kr.

    Pr. have.

8 Nyt fra vand udvalget:

    Intet nyt.

    Vedtog at beløbet for vand ændres pr. næste sæson.

    Vedr. vandspild: Bestyrelsen har modtaget brev fra 3 have lejere ang. Hvad vi har gjort ved dette

    Problem siden generalforsamlingen. Drøftelse af dette og aftalt at Mette svarer på henvendelsen den

    Kommende weekend.

9 Nyt fra Hjemmesiden:

    Forslag om at Hjemmesiden udvides med en infoside til medlemmerne. Forslaget blev vedtaget.

10 Nyt fra øvrige medlemmer:

    Kirsten:

    Ønske om mere og bedre information om hvad der foregår i foreningen/ kredsen. (gerne pr. mail).

    Ansvarlige for info til have lejere. Bedre og mere info til have lejerne.

    Ønske om bedre opfølgning på vores aftaler på bestyrelsesmøder.

    Frivilligt fællesarbejde ønskes flyttet til tidligere på sæsonen – flere arbejdsopgaver at fordele.

    Beskrivelse af vores arbejdsopgaver/ansvarsområder i bestyrelsen. Det er svært at være ny i bestyrelsen

    Når/hvis der ikke foreligger arbejdsbeskrivelser af de forskellige ansvarsområder og derfor ikke ved, hvad

    Der forventes. Besluttede herunder at dette bruger vi vores næste møde på.

    Vindmøller: Er der noget nyt om dette. Der er kommet afgørelse fra Ringsted kommune. Alle møller

    Uden godkendelse fra Ringsted kommune skal være nedtaget inden d. 1. januar 2019.

    Sti mellem Kildebo og Virkelyst: Hvem er ansvarlig for at passe den vedr. ukrudt m.m. Egentlig er

    Banedanmark ejeren, men vi besluttede at få Per til at stå for opgaven.

    Peter:

    Vedr. Erantisvej 9 + evt. 2 haver mere. Der skal afsiges dom i sagerne vedr. kriminalitet før vi kan

    Som forening kan handle på dette.

    Oprydning på kontoret: Beder om at vi alle hver især sørger for oprydning af papirer på kontoret,

    At alle papirer vedr. div. Sager er på rette sted altid.

    Problem med affald rundt omkring i havekolonien.

    Mette laver opslag til Hjemmesiden, Facebook og tavlerne om dette.

    Kim:

    Repræsentantskabets medlemmer skal oplyses om deres rettigheder og pligter.  

11 Nyt fra Kredsen:

      Mail fra Nikolaj (kredsformand) Alle vindmøller i haveforeningen uden tilladelse fra Ringsted kommune

      Skal nedtages inden d. 1. januar 2019.

12 Havesalg:

    6 haver til salg pr. dags dato.

13 Eventuelt:

      Intet.

14 Næste møde:

    Der skal som minimum afholdes 2 bestyrelsesmøder inden materiale til generalforsamlingen sendes ud.

    November måned afholdes møde d. 19. november kl. 16.00, hvor vi arbejder med beskrivelser af

    Processer og arbejdsbeskrivelser.

    Mødet slut kl. 19.15.

Referent Kirsten Sørensen.

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Referat bestyrelsesmøde d. 9. august 2018

Ikke til stede: Chalotte

1   Referat fra møde d. 6. juni godkendt.

2   Valg af ordstyrer:   Mette

3   Valg af sekretær:   Kirsten

4 Nyt fra formanden:

A Opgavebeskrivelser af de forskellige ansvarsområder.

    Vi tænker alle over vores arbejdsopgaver og bruger god tid næste møde på at debattere og beskrive de

    Forskellige arb. områder i bestyrelsesarbejdet.

B Brev til alle have lejere:

    Vi er fra Kredsen blevet bedt om at sende brev til samtlige have lejere med følgende indhold.

    Helårsbeboelse i haveforeningen er ikke tilladt. Vandskyllende toiletter er ikke tilladt i haverne.

    Herudover besluttede vi at informere om, og opfordre til deltagelse i frivilligt arbejde samt hækklipning

    Lørdag d. 15. september. Mette skriver brev, Kaj printer labels, samt sørger for frimærker. Kirsten og

    Peter sørger for kuverter, afsendelse med mere. Brevene sendes pr. post.

C Nyt medlem til have- og vej udvalg:

    Mahmoud er fremover fast medlem af udvalget sammen med Kirsten.

D Brandforbud:

    Regler vedr. afbrændingsforbud hænger i tavlerne.

    Bestyrelsen anbefaler at der ikke bruges kul grill i havekolonier, så længe det er så tørt.

5 Nyt fra Næstformanden:

    Intet nyt.

6 Nyt fra kassereren:

    Foreningens økonomi ser rigtig god ud. 2. halvårs haveleje er begyndt at indgå på vores konto.

    Et medlem ønsker regnskab + kopi af bilag for de sidste 2 år udleveret. Kaj printer regnskabet for de

    Sidste 2 år. Vi udleverer ikke kopi af bilag, de kan gennemses på kontoret hvis ønsket.

7  Nyt fra have- og vejudvalget:

    Der er udsendt div. Fakturaer vedr. bod for manglende hækklipning + manglende fjernelse af ukrudt

    Foran hække samt på parkeringspladser. Vores pladsmand har sprøjtet for ukrudt. Vi har haft hus og

    Haveservice til at klippe de berørte hække.

    Stort problem med hæk højde mod veje i mange af vores haver.

    På næste generalforsamling foreslår bestyrelsen at der gives en bod på 500 kr. + gartnerens regning for

    At klippe hækkene ned i lovlig højde.

8 Nyt fra vandudvalg:

    Der er skiftet nogle stophaner + vandmålere i forskellige haver.

9 Nyt fra hjemmesiden:

    Al information til have lejere der sættes i tavlerne + på facebooksiden skal fremover også sættes på

    Hjemmesiden.

    Husk derfor kopier til Mahmoud så vil han sørge for det.

10 Div. Spørgsmål fra have lejere:

A   Vedr. parkering på Fuchsiavej, samt på andre have lejeres parkeringspladser:

    Det er den enkelte have lejers pligt at sørge for at deres gæster parkerer lovligt på p-pladserne i

    Haveforeningen. Vi kan ikke som bestyrelse gå rundt og være politibetjente.

B vedr. vindmøller:

    Kredsen arbejder fortsat på sagen vedr. vindmøller. Hvis der ikke er en aftale med Ringsted kommune på

    Plads inden d. 1. januar 2019 skal eksisterende møller tages ned og der skal fremover ansøges og

    Godkendes af Ringsted kommune før der opsættes vindmøller i foreningen.

C Faktura med opkrævning af haveleje via mail:

    Der er endnu ikke så mange tilmeldt e-mail og vores it system er ikke sat op til det endnu. Derfor sendes

    Fakturaer stadig ud pr. post.

D Sammenlægning af haver:

    En have lejer har forespurgt om man kan få lov til at sammenlægge 2 haver.

    Dette skal der ansøges om i Ringsted kommune.

E Vandafregning:

    Der tilbagebetales ikke noget i vandafregning. Prisen for vand er fastsat for et år af gangen. Den laves

    Ny pris til næste sæson.

11 Nyt fra andre bestyrelses medlemmer:

A Skilte med fartgrænser.    

    Der bestilles yderligere 2 stk. blå skilte der opsættes ved indkørslerne til haveforeningen ved henholdsvis

    Køgevej og Mågevej.

B Opsætning og tilslutning af vaskemaskine:

    Kim sørger for tømrer til div. Vedr. opsætning og tilslutning af vaskemaskine i fælleshuset.

C Indkøb af ekstra batteri til havemaskiner:

    Vi bevilligede penge til indkøb af et ekstra batteri til div. Havemaskiner.

12 Nyt fra kredsen:

    Nikolaj fra kredsen har været rundt i foreningen for endelig godkendelse af div. Byggeprojekter.

13 Havesalg:

    Der er pr. dags dato kun 3 haver til salg pr. dags dato.

14 Næste møde:

    Næste møde afholdes lørdag d. 6. oktober kl. 18.00.

Mødet slut kl. 19.00

Referent Kirsten Sørensen.

———————————————————————————————————————–
Referat bestyrelsesmøde d. 6. juni 2018                                                                       97

Ikke til stede: Mahmoud

1 Godkendelse af referat:

  Referat fra møde d. 4. maj godkendt.

2 Valg af ordstyrer:

  Mette.

3 Valg af sekretær:

  Kirsten

4 Nyt fra formanden:

A Nye veje og Thomas som traktor mand.

  Vejene er siden sidst renoveret. Forslag om at der køres sten på vejene – dette blev ikke

  Vedtaget, afventer om regn og kørsel med traktor ikke kan løse det. Vi tager pkt. op på næste

  Møde. Vi skal følge reglerne ligesom alle andre havelejere. Kørsel med traktor skal foregå i tids-

  Rummet ml. 8.00 og 20.00, og ikke på søn-og helligdage i månederne juni – juli og august.

  Mette orienterer Thomas.

B Åkandevej 19, nyt indbrud:

  Havelejer har kontaktet Mette ang. Hvad bestyrelsen gør ved sagen. Vi kan som bestyrelse ikke

  Gøre noget, det er en politisag – havelejer skal selv arbejde videre.

C Åkandevej 21 – er han her stadig:

  Det ved vi ikke.

  Havelejer der er forsøgt kontaktet i over et år uden held, forsøges nu opsagt.

  Hovedforbund er kontaktet. Vi arbejder videre med sagen.

D Havepræmier:

  Fristen for aflevering af materiale herfra er d. 10. juni. Det kan vi ikke nå (stort papirarbejde)

  Peter og Kirsten mødes torsdag kl. 14.00 opstart på papirarbejdet. Forsøger at komme rundt

  Og udtage relevante haver fredag.

  Tirsdag d. 12. juni er Peter og Kirsten færdige med arbejdet. Mette kontaktes når vi er færdige.

  Kaj scanner materialet og sender til Mette. Mette kontakter Nikolaj ang. Tidsfristen.

E Fællesarbejde (ikke pligtig):

  Der er alligevel ikke fælles arbejde inden Sct. Hans, som skrevet i sidste referat (misforståelse).

  Ikke pligtig fællesarbejde afholdes i September sammen med hækklipning. Kirsten kontakter Åse vedr. fjernelse af ukrudt på jordhøj v. parkeringspladsen Anemonevej / Fuchsiavej.

F Teknisk forvaltning – Åkandevej 36 -38.

  Der forefindes vandskyllende toilet på adressen. Teknisk forvaltning er kontaktet af en evt.    Køber-

  Der vil efterflg. Være focus på dette problem fra teknisk forvaltning. Ifølge vurderingsreglerne

  Skal ikke lovlige installationer lovliggøres før salg af haver. Dette håndhæves af vurderings udvalget, der ikke havde set det pågældende toilet på adressen.

G Skilte med fartbegrænsning:

  Mette arbejder videre med sagen.

  Der køres stadig alt for stærkt på vejene.

H Nyt pkt. Indkøb af vaskemaskine til fælleshuset:

  Der indkøbes en topbetjent vaskemaskine m. hjul der kan køres væk når den ikke bruges.

  Pris ca. 2000 kr. (til vask af viskestykker, håndklæder m.m. i fælleshuset).

5 Nyt fra næstformanden:

  Ikke til stede.

6 Nyt fra kassereren:

  Der er afsendt rykkere med gebyr til de havelejere der endnu ikke har betalt haveleje:

  8 havelejere mangler d.d. at betale havelejen.

  Status på foreningens beholdninger:

  Driftskonto:                                                   342.088 kr.

  Jubilæumskonto                                           100.000 kr.

  Konto til uforudsete udgifter:                     200.000 kr.

7 Nyt fra vej- og haveudvalget:

  Der er afsendt breve til en hel del havelejere med påbud om af ordne ukrudt foran hække og på

  Parkeringspladser og nogle enkelte om hele haven.

  Kirsten og Peter tjekker 2. gang for ukrudt, når de alligevel skal rundt og udtage haver til

  Præmier.

  2. brev sendes til de berørte havelejere med en frist på 14 dage. Ellers bod på 500 kr.

8 Nyt fra vandudvalget:

  Kim har skiftet nogle vandmålere + stophaner.

  Ellers ingen problemer.

9 Hjemmesiden:

  Intet.

10 Nyt fra øvrige bestyrelsesmedlemmer:

  Ønske fra pladsmand om indkøb af stang klipper til beskæring af høje grene. Er bevilget.

  Sct. Hans    

  Bankofuglen står for arrangementet. Opsætning af telt m.m. klares med frivillig hjælp nogle dage

  Før. Formanden byder velkommen.

  Madklub:

  Forespørgsel fra en havelejer om opstart af madklub i foreningens regi. Ideen modtages med

  Kyshånd. Beløb til opstart er bevilget. Bestyrelsen udarbejder en forretningsorden. Evt. overskud

  Indgår i foreningens regnskab ved sæson afslutning.

  Emne til kasserer:

  Der kom et forslag – som der arbejdes videre med.

  Anemonevej 38 Have lejer er død og der er ikke tilmeldt ny havelejer på adressen. Det 

. Det er endnu

  Ikke lykkedes at få fat i vedkommende der ind i mellem er på adressen. Vi søger på folkeregis-

  Teret og skriver til ham.

  Springvandet i dammen ved fælleshuset er itu – det skal repareres. Kim kikker på det.

  Træerne ud til Kildemarken står meget tæt og skygger for haverne på Gladiolusvej – problem

  Med rødderne fra nogle af disse træer i nogle haver. Chalotte har kontaktet Vej og Park i

  Ringsted kommune. Chalotte tager kontakt igen for et møde hvor hun og Kim deltager.

11 Nyt fra Kredsen:

  Intet nyt.

12 Havesalg:

      2 nye haver til salg i alt 6 haver til salg pr. dags dato.

13 Eventuelt:

      Intet.

14 Næste møde:

      Afholdes torsdag d. 9. august kl. 17.00.

      Hvis der kommer noget presserende inden da indkalder Mette til ekstraordinært møde.

15 Mødet slut kl. 21.15.

Referent Kirsten 

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 

Referat bestyrelsesmøde d. 4. maj 2018                                                                                     96

Ikke tilstede:   O

1   Godkendelse af referat:

      Referat fra møde d. 7. april godkendt.

2   Valg af ordstyrer:

      Mette

3   Valg af sekretær:

      Kirsten

4a Velkommen til Charlotte:

      Charlotte blev budt velkommen i bestyrelsen.

4b Vurderingskursus:

      Vurderingskursus afholdes i Kildebo lørdag d. 26. maj. Mette, Charlotte, Mahmoud og Kirsten er

      Tilmeldt.

4c   3 tilbud på rep. af vejene:

      Efter gennemgang af alle 3 tilbud, besluttede vi at bruge tilbud fra John Petersen til en pris af

      22.720 kr. + moms (billigste tilbud).

4d   Skilte til vejene:

      Mette foreslår flere skilte med fartgrænse, mindst 1 pr. vej.

      Efter debat besluttede vi 1 stolpe med 2 modsat rettede skilte, der placeres midt på vejen på henholds-

      Vis Fuchsiavej – Anemonevej og Åkandevej. Yderligere blev besluttet at opsætte 1 trafikspejl i krydset

      Anemonevej /Fuchsiavej v. parkeringspladsen. ( 6 medlemmer stemte for forslagene 1 medlem stemte

      Imod).

4e   Vand opsparing:

      Vi skal stadig være obs. På at spare penge op til udskiftning / rep. af vandrør løbende når der sker noget

4f   Ny kasserer (på et tidspunkt):

      Vi skal være obs på emner til at overtage kasserer posten efter Kaj.

4g   Opgørelse over øl og vand:

      Salget af øl og vand er opgjort for 1. kvartal. Der er fint overskud – fungerer uden problemer.

4h   Aktivitetskalender. Hvornår skal vi have fester / fællesaktiviteter:

      Kim står for planlægning af fodbolddagen d. 11. august.

      Sct. Hans fest afvikles som de foregående år. Bankofuglen står for den praktiske afvikling. Samt spisning

      Og musik.

      Frivilligt fælles arbejde kombineres med hækklipning i juni måned lige før Sct. Hans. D. 16. juni eller d.

      17. juni. Mette og Kim sørger for arbejdsopgaver.

5     Nyt fra Næstformanden: Vi skal have valgt ny næstformand:

      Mahmoud blev foreslået og derefter enstemmigt valgt.

6     Nyt fra kasseren:

      22 havelejere skylder stadig haveleje for 1. halvår. Kaj sender 2. påmindelse til de pågældende 22

      Havelejere + rykker gebyr 250 kr.

7     Nyt fra Vej og Haveudvalget:

      Mange beskidte og forladte haver. Mette laver opslag på Facebook ang. Ukrudt foran hække +

      Parkeringspladser og hækhøjde. Mette + Kirsten tager en haverunde snarest og der sendes 1. brev til de pågældende

      Havelejere med opfordring til at få tingene bragt i orden efter de gældende regler.

8.   Nyt fra vandudvalget:

      Der er sat vandmåler på i toiletvognen. Udgiften fordeles på de havelejere der har nøgler til vognen.

9     Nyt fra hjemmesiden:

      Mahmoud opdaterer så hurtigt han kan.

10   Nyt fra øvrige medlemmer:

      Vedr. sedler til opslag i kasserne. Husk at give besked til Peter om hvornår de skal tages ned igen.

      Problemerne vedr. Åkandevej nr. 19 skal løses hurtigst muligt.

11   Nyt fra Kredsen:

        Intet nyt.

        Forhåndsgodkendelser til byggeri skal laves hurtigst muligt.

12   Havesalg:

        Solgt 2 haver siden sidst, der er nu kun 3 haver til salg i Virkelyst.

13   Eventuelt:

        Jobbeskrivelse på rengøringsass. Samt pladsmand er lavet.

14   Næste møde:

      Onsdag d. 6. juni kl. 19.00.

15   Mødet slut kl. 18.15.

Referent Kirsten Sørensen.

Bestyrelsen Referater 2017

 Pkt 1 Referat s89 godkendt

Pkt 2 Ordstyrer Kim

Pkt 3 Sekretær Claus

Pkt 4 Nyt fra Formanden . Der tales om kredskontoret og det besluttes at henstille at renoveringen skal iværksættes samt at

Henstille det som forslag til generalforsamlingen da renoveringen er besluttet i 2015.

Træer på G27 mod Kildemarken må beskæres.

Vi indhenter tilbud på at få lagt knust asfalt på Åkandevej og Anemonevej , medtages som forslag til generalforsamlingen .

Pkt 5 Nyt fra Næstformanden . der er monteret nyt komfur nye kaffemaskiner samt ny microovn .

Pkt 6 Nyt fra Kasseren info om kontobeholdninger .

Pkt 8 Nyt fra Vandudvalg Der er blevet lukket for vandet

Pkt 10 Nyt fra øvrige medlemmer Peter opfordre alle til at huske alarmen

Pkt12 Der er pt 3 haver til salg

Mødet slut kl 16 45

……………………………………………………………………………………………………………………………………

bestyrelsen møde d 17-10-2017    

Afbud fra Peter

Referat godkendt

Valg af ordstyrer Kim

Valg af sekretær Claus

Nyt fra Formanden .Der udleveres ny bestyrelses vejledning ,et digert værk på 89 sider

Vi taler om hvad vi kan gøre ved vore veje ,

undersøger om vi må bruge knust asfalt .

Da der er kommet mange klager angånede komfuret og kaffemaskinerne i fælleshuset . Indhenter vi tilbud på nyt komfur og kaffemaskiner .

Intet nyt fra næstformanden .

Kasseren kommer med info om kassebeholdninger og indestående i banken samt info om have salg

Der er pt 4 haver til salg

Mødet slut kl 17 00

…………………………………………………………………………………………………………………………………………

Referat fra bestyrelsesmøde d 25-07-2017                  

Pkt 1 Referat godkendt

Pkt 2 Valg af ordstyrer Kim

Pkt 3 Valg af sekretær Claus

Pkt 4 Nyt fra formanden

Der indkaldes til ekstraordinært representantsskabsmøde

Ang ny kredsformand .

Der vil blive hyret en gartner til at ordne foreningens områder,

Derefter udsendes der et nyhedsbrev til foreningens medlemmer

Det besluttes at indkøbe et nyt telt til foreningen .

Fremtidige møder afholdes fra kl 16

Pkt 5 Nyt fra næstformanden .

Anlægget i fælleshuset fastgøres . Mikroovnen i fælleshuset

Kasseres . Og så ser vi om der er behov for en ny .

Pkt 6 Nyt fra kasseren .

Havelejerne er begyndt at komme ind . 3 havelejere hænger stadig i bremsen

Pkt 8 Nyt fra vandudvalg .

Vandmålerene og stophaner er blevet udskiftet

Pkt 12 Havesalg

Der er 4 haver til salg

Pkt 14 Næste møde

Kim indkalder

Pkt 15 Mødet slut kl 17 45

……………………………………………………………………………………………………………………………..

Referat bestyrelsesmøde d 02-05-2017

Pkt 1 Referat godkendt

Pkt 2 ordstyrer Kim

Pkt 3 sekretær Claus

Pkt 4 Diverse papirer udleveret og gennemset

Pkt 5 Info angående maddag

Pkt 6 Diverse info fra kai

Pkt 7 Udsendte breve ang. manglende vedligehold af haver . 92 stk

Pkt 8 gennemgang af vandmålere . Kim indkalder

Pkt 9 Kører som det skal

Pkt 10 Peter informere om Prebens dødsfald

Pkt 11 Rep.skabsmøde 05-07-2017

Pkt 12 solgte haver siden sidst 1 . 8 tilbage

Pkt 13 Der skal indkøbes tablet til dokumentation for have og vejudvalget .

        Mødet slut kl 16 30

………………………………………………………………………………………………………………………………….

Referat bestyrelsesmøde

30/3 2017              

Ingen afbud                                                                    

Pkt 2 valg af ordstyrer Kim

Pkt 3 valg af sekretær Claus

Pkt 4 Nyt fra Formanden . Afventer ny lejekontrakt ,mellem Ringsted kommune og forbundet . Der forsættes indtil videre efter den gamle.

Alle udvalg forsætter .

Pkt 5 Nyt fra Næstformanden . Info ang planter til nye volde /madplaner .

Pkt 6 Nyt fra Kassereren . Der gang i indbetaling af havelejen .

Pkt 7 Nyt fra Have og vejudvalg . Første havegennemgang ca 1/5 derefter en gang om måneden

Pkt 8 Nyt fra Vandudvalg . Der monteres bundskruer 1./4

Under punkt 11 . Kai ønsker nedsat kredskontigent .

Pkt 12 Havesalg 6 til salg .Solgt 2

Næste møde indkaldes som vanligt .

——————————————————————————————–

�W �g�

Referat bestyrelsesmøde 3-1-2017          

 Ingen afbud

Pkt 1 Referat godkendt

Pkt 2 Ordstyrer Kim

Pkt 3 Sekretær Claus

Pkt 4 Info fra Formanden . Indkommen klage drøftes . Der sendes varsling

Forslag til generalforsamling .Depositum ved leje af fælleshus sløjfes .Da det medfører et urimeligt stort arbejde .

Der indføres pligtarbejde og fastlægges bod ved udeblivelse fra samme .

Boden for manglende vedligehold af hæk mod vej og p plads hæves ,da der er for mange der ikke mener at den nuværende bod er en straf .

Vi skal have lavet en venteliste , men afventer en kladde fra forbundet .

Pkt 6 Kasseren fremlagde årsregnskab

Vandet stiger til 26,00 kr pr m3

Pkt 10 Opvaskemaskinen tørre stadig ikke ok

Pkt 12 Havesalg 1 solgt 6 tilbage

————————————————————————————————–

Bestyrelsens referater 2016

Referat bestyrelsesmøde d.28-11-2016
Afbud Mahmoud
Pkt2 . Kim

Pkt3 . Claus

Pkt4 . Indkøb af nyt anlæg til fælleshus . vedtaget med 6 ud af 6 stemmer .

Åkandevej 31 er overdraget til foreningen .Mahmoud sætter den på hjemmesiden .

Møde i kredsen .Angående byggetilladelser pris 500,00 kr . Det foreslås at vi modtager tegninger og sender dem videre .Behandlingstid ca 14 dage .

Pkt5 . Claus kontakter hi fi klubben<br>

Pkt6 . Vandspild 1800 m3 – 126,00 kr pr have<br>

Havelejen stiger med 0,25 kr pr m2

Der indføres lønsystem pr 1-1-2017 Dataløn

Pkt8 . 46 vandmålere skal skiftes

Pkt10 . Peter foreslår en lejestigning for fælleshuset til 1500,00 kr for medlemmer

3000,00 kr for ikke medlemmer pr 1-1-2018Siden sidst er der solgt 2 haver der er 6 tilbage
—————————————————————————————————————————–

Referat best.møde 29.8.2016                                    
Pkt.1 Med rettelse til ref side 76 ang . rengøring af fælleshus Claus dette er midlertidigt.

Pkt . 2 valg af ordstyrer Kim

Pkt . 3 valg af sekretær Claus

Pkt . 4 nyt fra Formanden.

Nyt gaskomfur indkøbt. Afventer dyser .Monteres snarest .

Åkandevej opgraves mellem Begoniavej og Crocusvej midt i september ,

Efterfølgende drænes Erantisvej .

Ang . indberetning af løn undersøger Kai regnskabsprogram .

Der kvitteres for modtagelse med cpr nr samt kontonr . der arbejdes videre med sagen .

Kim og Peter har været på havegennemgang der er noteret 82 haver .

Fremover skal der foretages 4 til 6 gennemgange af have og vejudvalget

I sommerhalvåret.

Fodboldstævnet gået godt

Kredsformanden aflyser Vurderingskurset med 1 uges varsel

Pkt . 6 Nyt fra Kassereren . Der er kun 1 restance fra 1halvår

Pkt . 7 Nyt fra have og vejudvalg .82 haver har fået brev

Pkt . 8 Nyt fra Vandudvalg .Målere tjekkes efter hækklipning

Pkt .10 Nyt fra øvrige medlemmer .Peter ang. nøgler til toiletvogn mangler der 1 nøgle .

Bassinnet er blevet renset af Anders . Stor tak til ham .

Pkt .11 Nyt fra kredsen . Best.møde 8.9.2016

Pkt . 12 Havesalg . der er solgt 2 haver siden sidst 8 til salg D7 kommer i tavlen

Pkt . 13 Eventuelt . Der lugter surt i fælleshuset . Afløb renses

Mødet slut kl 16 05
—————————————————————————————–Best.møde 11/7 2016                                      
Afbud . Steen
Ordstyrer .Kim
Ref . Claus

Referater ligges i mappen .

Pkt 4 Nyt fra formanden .
Stole til kontoret . Der indkøbes nye stole som til fælleshus .
Hjertestarter er opsat og registret hos Trygfonden .
Lejeaftale fælleshus tilføjes havenr . ellers godkendt .
Bane Danmark ang. dræn .Bliver udført inden Oktober . Ang.
Adgangsvej er bestyrelsen enige om at Åkandevej ikke skal bruges
Som angang for SWECO .
Fliser ved skraldecontainere .Der opmåles og indhentes tilbud .
Ang. Kursus til hjertestarter , undersøges .
Rengøring af fælleshus Claus

Hjemmeside er opdateret

Peter opfordrer til at vi selv tænker på hastigheden i kolonien

Anemonevej er meget våd ud for 20-22

Solgte haver siden sidst 2 stk

Mødet slut kl 17

—————————————————————

Best.møde 16-06-2016

Afbud fra:Åse

Uden afbud : Steen

Pkt 1 Godkendelse af referat .

Pkt 2 Valg af ordstyrer . Mahmoud

Pkt 3 Valg af sekretær . Claus

Pkt 4 Nyt fra formanden .Angående ny lejekontrakt fælleshus . 2 forslag fra Kim og Mahmoud . En del tale angående rengøring .

Udkastene revideres til senere gennemgang .

Depositum 500,00- betales ved booking

Lejepris pr dag 500,00 betales ved udlevering af nøgle

Lejepris weekend medlemmer 1200,00

Lejepris weekend ikke medlemmer 2700,00

Cvr nr33424442 omregistres til Kim

Ang.aflønning . Udkast fra Kim påføres justeringer og gennemses af hovedforbundets Jurist inden godkendelse .

Ang. Nye stole får vi 2 på prøve .

Ang. Hjertestarter Købes og monteres

Pkt 6 Indestående 360.000,00 incl jubi.konto

Pkt8 Der er skiftet 6 stophaner , men med hensyn til vandmålere vil der bilve indkaldt til fællesgennemgang 2 & 3 07 2016

Med efterfølgende spisning

Pkt 11 Nyt fra kredsen . Kai hjælper Tina. Lejen med kommunen er på plads

Pkt 12 Havesalg . Der er solgt 3 haver i inde værende uge , 10 tilbage

Pkt13 . Fremtidige møder afholdes kl 15

Mødet slut kl 21 30

——————————————————————
Best.møde 07-05-2016

Pkt 1 godkendelse af referat

Pkt 2 Valg af ordstyrer Kim

Pkt 3 Valg af sekretær Claus

Pkt 4 Angåendehjertestarter . model til 15000,-

          Angående Foreningsmæssigværdi 1.200.000,-

          Fordelt på 271 haver 4430,-pr have afklaring følger

          Der blev talt om nye stole til kontoret

Pkt 5 Intet nyt

Pkt 6 Nyt fraKassereren Kassebeholdning 280.000,-

          Manglende haveleje 95000,-

          Ingen ubetalte regninger

Pkt 7 Der vil blive gennemgang af haver12-05

Pkt 8 Vandudvalg gennemgår stophaner i uge 19

Derudover blev der talt om støvbinder til vejene .

Infomøde med Representanter inden 31-05-2016

Mødet slut kl 11 30
———————————————-

Referat bestyrelsesmøde 30/03 2016

Tilstedeværende medlemmer .Kim ,Steen ,Peter ,Kai ,Åse ,Claus .

Fraværende Mahmoud .

Konstituering af den nye bestyrelse .

Ny næstformand Claus Larsen .

Ny vejmand Per Jensen ,Anemonevej 48.

Nyt bestyrelsesmedlem Åse Anderson samt vejmand Per Jensen fritages for haveleje fra

2 halvår 2016 .

Det blev vedtaget at der skal lægges store sten ved indkørslen Mågevej .

Angående aconto betaling ved leje af Fælleshuset . 500,00 kr . Disse vil tilbagebetales ved afbestilling , senest 3 mdr. før leje .Åse finder skabelon til Lejekontrakt .

Angående Hjertestarter kan denne ikke forsikres men der arbejdes videre med sagen .

Vandudvalg vil sætte bundskruer i 05/04 -2016

Nye telefontider til Kim 12 – 17 . Kai 10 -12 på hverdage .

Sagerne med Bane Danmark og Micro vindmøller er videresendt til kredsen .

Nyt byggeudvalg Steen og Claus .Skal informeres ved udstedelse af byggetilladelser . Så der kan føres tilsyn med byggeriet .

Vagtplan blev skrevet på kalenderen .

Kai informerede at økonomien ser fin ud og at leje indbetalingerne er begyndt .

Der er sendt opsigelser til haverne Å4 og G17

Haven A3 er blevet solgt .

Næste møde Fredag 15 /04-2016 kl 15 .Angående ekstra generalforsamling .

Mødet slut kl 16 05


Bestyrelsesmøde 28. januar  2016

Til stede:         Kim, Kai, Claus,  Steen og Janne

m/afbud:         Mahmoud, Peter

u/afbud:         ingen

1.      Formanden:   Fremlagde alle papirerne til indkaldelse til generalforsamlingen. Når rettelserne er lavet og papirerne trykte,
vil vi for at spare porto køre ud med den post, der er inden for Ringsted postnr.

                                                                                                                        Re. Janne


Bestyrelsesmøde 9. januar  2016

Til stede:         Kim, Kai, Peter, Claus,  Steen og Janne

m/afbud:         Mahmoud

u/afbud:         ingen

1.      Formanden: Planlægning af generalforsamling.

Dræn: Der har været en del oversvømmelser i diverse haver spec. på Dianthusvej fra 3-9 og på Erantiesvej 11. Blev enige om at yderligere dræn i haven skal tages op på general-forsamlingen, da beløbet sikkert vil overstige 35.000 kr. Angående Åkandevej mellem Crocusvej og Dianthusvej, hvor der har været oversvømmelse, vil entreprenør John Pedersen undersøge om dette ikke går ind under Ringsted Fjernvarmes tidl. opgravning.

2.      Kassereren: Årsregnskabet afsluttet. Mangler kun at blive godkendt af bilagskontrol-lanterne. På trods af ekstraudgifter såsom ny opvaskemaskine til 40.000 kr. og maling af hus til 62.000, er underskuddet kun på ca. 19.000 – svarende til året nedskrivning på 2,5%.

Kai: Har lavet udkast til de nye opkrævninger. Vil foreslå, at seneste betalingsdato fremover bliver 1. april i stedet for 1. maj a.h.t kontingentafregning til forb. og kreds ligger før denne dato.

Der har været 2000 m3 vandspil – difference mellem hovedmåleren og de små målere i haverne.

                                                                                                Ref. Janne



——————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————–

Bestyrelsesmøde 12. januar 2014

Til stede:         Kim, Kai, Peter, Claus, Henrik, Mahmoud og Janne

m/afbud:       ingen

u/afbud:         ingen

1.      Kim: drøftelse vedr. kommende generalforsamling. På valg er: Kim, Janne, Peter og Henrik. Alle  

ønsker genvalg. Kim begynder at lave udkast til indkaldelse. Evt. forslag skal iflg. nye

    regler være bestyrelsen i hænde inden 30 dage  førgeneralforsamlingen (iflg. gamle

    regler senest 30 dage efter årsafslutning). Forslag fra bestyrelsen: Der skal være hus-

    numre på havelågerne, og der skal være postkasser. Mangel af sidstnævnte vil blive op-

sat af bestyrelsen på lejers regning. Også forslag fra bestyrelsen om gebyr ved rykkere.

    Og sidst men ikke mindst tilbygningen til fælleshuset: Overdækket terrasse samt ekstra

    Arkivrum. Pt. har vi fået  tilbud fra tømrerm. Scheibel på kr. 84.062,50. Afventer tilbud

    Fra endnu en tømrerm. Teknisk Forvaltning har sagt ok til sagen.  

    I Indkaldelsen vil der blive gjort opmærksom på, at indkomne forslag vil blive udleveret

    på generalforsamlingen eller kan afhentes på kontoret, følgende søndage før general-

    forsamlingen: den 23.2., 2.3. eller 9.3. 2014 mellem kl. 10.00 og 14.00. Forslagene vil

også blive lagt ind på hjemmesiden.

    Gitte fra vurderingsudvalget genopstiller. Kim tjekker de 2 vurderingssuppleanter Lars

    Jensen og Marianne Olesen. Suppleanter til bestyrelsen, Birgit Østerby genopstiller. Per

    Brandmand tjekkes.

2.      Regnskab Kai: Budget for 2014 og årsregnskab 2013 bliver udsendt sammen med ind-

kaldelsen til generalforsamlingen. Begge dele ser fornuftige ud. Men der mangler af-

skrivninger på inventarkontiene for 2013. Kai taler med Winkas desangående inden

den endelige afslutning.

  Billagskontrollanterne har gjort et par bemærkninger vedr. ølkassen på værkstedet samt

  dræn på Diantusvej. Begge dele er ting, de skal tage med på generalforsamlingen, og som

derfor ikke skal behandles på bestyrelsesmødet.

  Kai lavet forslag til de nye regninger for haveindbetaling

1.      Vandet: Lukket i tide uden problemer.

2.      Hjemmesiden: Der har været et par problemer med, at siden var lukket. Skulle nu være

Ok.

3.      Kredsmøde: 15.1.14

4.      Havesalg:  Foreningen har kun én have til salg. Det er Åkandevej 4. Alle tidligere haver,

    der har stået til salg, er slettet på hjemmesiden og i opslagstavlerne, da vi er startet nyt

    år, hvilket vil sige, at haverne igen skal vurderes.

5.       Næste møde 01.02. kl. 10.00., hvor vi tjekker og pakker indkaldelse til generalfor-

samlingen. Udsendelse sker igen manuelt for at spare porto.

                                                                                                                Ref. Janne

 Bestyrelsesmøde 1. februar 2014

Til stede:         Kim, Kai, Peter, Claus, Henrik og Janne

m/afbud:       Mahmoud

u/afbud:         ingen

1.      Kim: Gennemgang af bestyrelsens forslag til generalforsamlingen om ændringer af ved- tægter og ordensregler. Sammen med udsendelse af forslag til medlemmerne skal også udsendes rettelse af dag for generalforsamlingen. Ved et uheld har vi skrevet: søndag den 15. marts. Det skal være lørdag den 15. marts.

2.      Kim: Vi har fået 3 tilbud vedrørende tilbygning af fælleshuset: JCH Ringnsted, K. Kristiansen Sorø samt Scheibel Ringsted. Blev enige om JCH´s var det bedste (med bl.a. isoleringen og branddør) til 70.000 kr. + moms – afsat 85.000 kr. iflg. budget.

3.      Kim: I beretningen vil der bl.a. blive omtalt fornyelse i køkken, hækplanter på Åkandevej mod DSB, postkasser og husnr., Sverigestur, toiletvogn, fartbegrænsningen, tak for frivillig arbejdskraft, åbningstid for vandet, indbrud, dræning af Dianthusvej, parkeringspladser iht. bilernes størrelse.

4.      Kim: Har lavet aktivitetskalender for 2014, ansøgt om alkoholbevilling til arrangementer i år.

5.      Kai: Har haft fat i forsikringsselskabet Codan samt IF vedr. fornyelse af forsikringer (sidst lavet 2002). Bygning og brand er ok, men inventar er underforsikret med ca. 50%. Ved accept er forsikringen gældende fra 1.april 2014.

Afskrivning af inventar er rettet til med ca. 10 % – iflg. WinKas må vi selv vælge, om det skal gælde for 1 eller 5 år.

Kai: Sætter annonce i Lokalbladet om generalforsamlingen – 12.2.14

6.      Kredsen: Næste møde 15.4. umiddelbart før hovedforbundets årsmøde.

7.      Havesalg: Å 41

8.      Næste møde:  Søndag 16. februar kl. 10.00


Bestyrelsesmøde 16. februar 2014

Til stede:         Kim, Kai, Peter, Claus, Henrik, Mahmoud og Janne

m/afbud:       ingen

u/afbud:         ingen

1.      Kim: Søren Scheibel kommer og lægger nyt linoleum i køkkenet den 25.02. Det kan  

lægges direkte oven på det gamle. Pris ca. 6.000,- kr.

2.      Kim: Der er flere haveejere, der har overvågning i haven. Kim vil på generalforsam-

lingen oplyse om, at disse overvågningsapparater ikke må optage mod offentlig vej,

  samt at der skal skiltes med, at haven bliver overvåget.

3.      Kim:  Ingen indkomne forslag fra medlemmerne. Bestyrelsen udsender sammen med

rettelse af dag/dato indkomne forslag fra bestyrelsen.

4.      Have og Vej – Claus: En tilbygning i en have i kolonien menes at være lidt for høj. Målt fra

  hoveddør til kip 3,70 m – må kun være 3,50. For en sikkerheds skyld tjekker Kim med for-

  bundet.

5.      Hjemmesiden: Er tilrettet, så kun de haver, der er vurderet i 2014 er lagt ind.

6.      Kredsen:Kredsformanden har p.v.a. formanden i Hjortemosen tjekket, hvor det står, der

  skal betales 800 kr. for vurdering af haver, når det er kredsen, der gør det. Der findes ikke

  noget på skrift, men skulle efter tidl. kredsform. være besluttet på et kredsmøde i 2009.

  Per (kredsform.) har fra Teknisk Forvaltning fået tilsagn om, at alle byggeregler bliver

  ens, men han mangler den endelige bekræftelse. Intet nyt vedr. sammenlægningen med

Køge. I forbindelse med haveudtagelsen vil der blive lavet en ”afslutningsfest” for alle

kredsensmedlemmer.

7.        Næste møde 14. marts kl. 16.00.

Bestyrelsesmøde 14. marts 2014

Til stede:         Kim, Kai, Peter, Claus og Janne

m/afbud:       Henrik

u/afbud:         Mahmoud

 1.       Kun et lille møde for at finde ud af, hvad vi hver især gør i morgen.

 2.      Vi har udsendt 3 breve om ophævelse af lejemål pga. misligholdelse af have.

 3.      Henrik deltager ikke i morgen pga. dødsfald i familien. Har afleveret en fuldmagt a.h.t genvalg til bestyrelsen.


Bestyrelsesmøde 9. april 2014

Til stede:         Kim, Kai, Peter, Claus, Henrik, Mahmoud og Janne

m/afbud:       ingen

u/afbud:         ingen

Efter den ekstraordinære generalforsamling blev der afholdt et lille bestyrelsesmøde, hvor forretningsordenen for bestyrelsen blev vedtaget og underskrevet.


Bestyrelsesmøde 17. juni 2014

Til stede:         Kim, Kai, Peter, Claus, Henrik og Janne

m/afbud:       Mahmoud

u/afbud:         ingen

1.      Kim: Mail fra forbundet vedr. Marianne på Dianthusvej, som har søgt om forsikrings-

erstatning pga. skade, hun har pådraget sig i.f.b.med udgravningen på vejen. Forbundet mener, det er en privatforsikring, der skal dække.

For at prøve noget nyt, var der forslag om  leje af en hoppeborg til børnene ved fodbolddagen. Banko-Fuglen, der holder kræmmermarked samme dag, har lovet at holde øje med børnene. Kim undersøger, hvad det koster osv.

Om salg af den store fræser undersøges, om John Petersen er interesseret, og om den i det hele taget skal erstattes med en mindre.

Der indkøbes 2 sæt ”havemøbler” bord/bænk ekstra til at have i tilbygningen.

Banko-Fuglen hjælper til ved kredsens grillfest den 27.6.

Ud mod Åkandevej er tagrenderne på fælleshuset blevet gamle og grimme. Bliver udskiftet.

Nyt Nyhedsbrev bliver lavet efter grill-festen (Kim og Janne).

Ekstraordinær generalforsamling onsdag den 20. august kl. 19.00 vedr. valg til repræsen-tantskabet i den nye kreds efter 2015.

2.      Kai: Nyt vinyl i toiletvognen på Fuchsiavej kst. Kr. 1.780,-. Bankbeholdning pt. kr. 244.000,-

incl. de 30.000,- på jubilæumskontoen.. Restance haveleje kr. 38.000,-. Påmindelser udsendt.

Ny forsikring vedr. ansvar for vurderingsudvalget.

Har modt. overskud fra mandags arrangementet på kr. 750,-.

3.      Vej- og haveudvalg: Der er som aftalt på generalforsamlingen opsat postrør på de haver,

  hvor dette ikke var bragt i orden den 1.6. – 13 stks. i alt.                                                              

4.      Kredsen:  Der er tilmeldt 103 personer til grillfesten den 27.6.

5.      Havesalg: Der er 9 haver til salg pt.

6.      Eventuelt: Henrik stopper i bestyrelsen den 4.7., da han har solgt sin have. Nyt bestyrelses-

medlem bliver suppleant Steen Bøgh Andersen.

7.      Næste møde: Dato ikke aftalt pt.

Bestyrelsesmøde 13. august 2014

Til stede:         Kim, Kai, mahmoud,Peter, Claus og Janne

m/afbud:       Steen Bøgh Andersen (Henrik Luntners afløser)

1.      Kim: Har tilrettet de nye byggeregler, som der lige blev læst korrektur på.

Til den ekstraordinære generalforsamling den 20. ds. Kl. 19.00 mødes vi en time før.

Indskrivning kl. 18.30

Vedr. maling af traktorrum, toiletvogn og arkivrum (udendørs) er det muligt, vi indhenter tilbud fra et par malermestre. Der er kun et par havelejere, der har meldt sig som frivillige.

Dræn på trekanten Åkandevej, Anemonevej og Begoniavej venter vi med til foråret.

Vi har fået 2 haver tilbage til foreningen Åkandevej 4 og 6.

Der er problemer med, at der er nogle, der prøver at sælge haver udenom foreningen. Kim kontakter den oprindelige ejer.

2.      Kai: Bankbeholdning pt. kr. 80.000,-. Vi har betalt John Petersen kr. 24.000,- kr. for dræn vedr. tilbygningen. Har fået ibrugtagningsattest til denne fra kommunen.

3.      Vej og have: Claus har været ude med breve til de, der har problemer med hækhøjde og rengøring uden for hækkene.

4.      Nyt fra medlemmerne: Peter kan ikke komme den 20.8., men stiller skiftlig fuldmagt, hvis vi ikke kan opnå 7 personer til repræsentantskabet i den nye kreds.

5.      Nyt fra kredsen: 26.10. Stiftende repræsentantskabsmøde (holdes hos os) vedr. sammen-lægningen med Køge.

6.      Havesalg: F 5 solgt. Det samme er C 3, som vi igen har fået retur til foreningen.


 Bestyrelsesmøde 15. november 2014

Til stede:         Kim, Kai, Peter, mahmoud, Claus, Steen og Janne

m/afbud:       ingen

1.      Kim: Der har været stiftende repræsentantskabsmøde vedr. sammenlægning mellem

Ringsted Kredsen og Køge Kredsen. Repræsentanterne – undtagen kredsformanden –

udvandrede efter et kvarter. De ønsker ingen sammenlægning, og i hvert fald ikke så-

ledes, at deres kassebeholdning skal følge med over. Skal tilbagebetales til respektive  

2.      Kai: udleverede kopi af regnskabet, som det står pt. i forhold til budgettet.

3.      Nyt fra vej- og haveudvalg:  Claus har været ude med en del breve med en reminder om hækkens højde ud til vejen.

Nogle af de papirer, der bliver lagt i ”brev-rørene” forsvinder. Kim vil sende dem pr. ”sneglepost” sammen med kopi af vedtægterne.

4.      Nyt fra vandudvalget: 2 målere skiftes i næste uge.

5.      Kredsen: Møde først i næste måned.

6.      Havesalg: Der er solgt 4 haver siden sidst.

7.      Næste møde: Kommer senere.

Bestyrelsesmøde 3. september 2015

Til stede:         Kim, Kai, Peter, Claus, Mahmoud, Steen og Janne

m/afbud:         ingen

u/afbud:         ingen

1.      Ref. fra sidst: Godkendt men  under pkt. 8 salg af haver mangler vejnavn ”A” ud for 7C.

2.      Nyt fra formanden: Orientering fra kredsmøde. Det meste af mødet gik med at gennemgå vedtægtsændringer ifbm. den kommende Kongres. Der er bl.a. forslag om at nedlægge de nuværende lokale vurderingsudvalg, som vi både ved vores generalforsamling og i Ringsted Kredsen har stemt for at bibeholde. Hvis det bliver trukket ned over hovedet på os, fordi det hele skal topstyres, kan Kredsen måske senere finde på at udmelde sig af forbundet med mindre, Kommunen ved lejeforhandlingerne i 2016, forlanger, at vi skal være medlem. Kai mener, der kunne stilles forslag om vurdering her kontra i den i Kbhvn. Forbundet mener, det kun er halv pris her.

19.9. Fremvisning af sygesikring og brandforsikring.

16. eller 17. oktober afholdes afslutning for de medlemmer (med påhæng), der har deltaget i frivilligt arbejde.

3.      Kasseren:  Der er p.t. kun 9.000,- kr. på kontoen, men der er begyndt at komme penge ind for 2. halvårs haveleje. MEN vi har også haft en exceptionel udgift, idet vi var nødt til at erstatte den gamle opvaskemaskine med en ny til 40.000,- kr.

4.      Haver- og vejudvalg: Der er sendt breve ud til 57 haver pga. ukrudt foran hække og på parkeringsplads. Efterfølgende er der ”kun” 32, som Busser vil sprøjte. De involverede har haft 2 uger til at få sagen bragt i orden. De første breve er afl. her i rør/postkasse. Næste privat. Kim bad om arkivering i en mappe, så andre kunne se, hvornår brevene er afleveret. Pris pr. sprøjtning 150,- kr.

5.      Vandudvalg: intet nyt

6.      Havesalg: 10 haver til salg incl. A7C. Sidstnævnte vedtaget at sætte til salg til 35.000 kr.

eller bud.

7.      Hjemmesiden: Opdateres a.h.t udlejning af Fælleshuset 2016.

8.      Øvrige medlemmer: Peter vedr. Fælleshuset: Som supplement/erstatning til rødvinsglassene, er det umuligt at opdrive samme slags. Besluttet at købe 100 stks nye (i samme størrelse).

9.      Eventuelt:  intet  
Ref. Janne



Bestyrelsesmøde 25. juli 2015

Til stede:         Kim, Kai, Peter, Claus, Mahmoud, Steen og Janne

m/afbud:       ingen

u/afbud………..ingen

1.      Formanden: Forslag om køb af et ekstra bord/bænkesæt under det nye halvtag. Pris ca. 1700,- kr.  Vedtaget  med stemmerne 5-2.

Kim har undersøgt prisen på blomsterkummer (også ved det nye halvtag). Da disse er meget dyre mellem 2700,- kr. til 5000,- kr. pr. stk., vil Kim til næste møde undersøge, hvor meget det koster, hvis vi selv laver de 3-4 stks. der skal bruges.

Vi kontakter øl/vandleverandøren i Herlufmagle om prisen på at få levering til døren.

Kim  har talt med Ringsted Kommune angående trafikbump el.lign. Der skal laves en tegning via Kredsen til Kommunen, som bag efter skal spørge Brand & Redning. Vi kan sætte blomsterkummer op, som andre kolonier har gjort – dog ikke på Åkandevej og Anemone-vej. Kim arbejder videre med sagen.

Forslag til næste generalforsamling: ændring til byggereglemente om, at den tilladte højde 3.50 m ikke starter allerede ved den tilladte 1 m afstand til hækken. På sidste møde blev aftalt at stille forslag til ordensreglerne om opsigelse af lejekontrakten, hvis der findes tyvekoster i haven. (Dette er desværre sket igen).

2.       Næstformanden: Vil gerne have, vi ved hvert møde starter med punktet: Godk. af ref. fra sidste møde. Mindede bestyrelsen om, vi har/skal overholde vores tavshedspligt.

3.      Kassereren: Der har været lokalrev. Ingen bemærkninger. Der er kun 7, der mangler at betale haveleje (skyld ca. 15.000,- kr.).

Færdiggørelse af tilbygningen – tagrender 6.000,- kr. Sten 4.500,- kr. Arbejdsløn kr. 9.000,- kr. Der udsendes regninger for 2. halvår på 266.338,- kr.  Beholdning p.t. inkl. Jubilæums-kontoen 250.000,- kr.

4.      Have- og vejudvalget: I nærmeste fremtid går de ud og kigger. Hvis der ikke reageres efter gentagende henvendelser om ukrudt på vej og parkeringsplads, sendes Busser ud og

 sprøjte. Det er tidl. blevet vedtaget på en generalforsamlingen. Der er også en have, hvor et træ hænger så meget ud over vejen, at det skal beskæres. Lejeren får en henvendelse.

5.      Nyt fra øvrige medl.:  Peter: HUSK i.f.m. udlevering af vedtægter, regler osv. må papirerne i chartekkerne IKKE udleveres – er originalerne.

6.      Kredsen: Per har meddelt hovedforbundet, at en forening i den tidligere Køgekreds ikke har betalt kontingent til kredsen. Forbundet har sendt en rykker.

Kredskontingentet stiger til 125,- kr. til næste år (tidl. 80,- kr.) Kongres i september.

      7   Intet nyt fra henholdsvis vandudv. Og Hjemmeside.

8  Salg af haver:  Vi har kun 10 haver til salg – og kun Anemonevej 7c er koloniens.

 ……………………………………………………………………………………………………………………………….
 

 Bestyrelsesmøde 20. juni 2015

Til stede:         Kim, Kai, Peter, Claus, Mahmoud, Steen (kom først kl. 10.30) og Janne

m/afbud:         ingen

u/afbud:         Mahmoud

 1.       Vi har 40 l gul maling stående fra sidste år. Da det er en fejlblanding, kan den ikke leveres  retur. Det blev vedtaget – uden formandens deltagelse – at sælge spandene til Birgit Østerby for 400 kr.           pr. spand (indkøbspris ca.600 kr.).

Da der er fundet tyvekoster i en have, og dette i sig selv kun giver ”advarsel” iflg. vedtægterne, blev man enige om forslag til generalforsamlingen om at tilføje i vedtægterne, at indbrud, tyveri og hærværk vil give ret til opsigelse af lejekontrakt.

Kim beder om mere info, hvis nogen i bestyrelsen laver et eller andet rep. el.lign. i nogen af haverne.

Pga. den store hastighed herude, har Tage spurgt om, der ikke kan laves en form af trafikbom på vejene. Kim undersøger, om det kan lade sig gøre, fordi nogle af vejene herude er brandveje.

2.      Kai: Udsendt 25 påmindelsesbreve vedr. manglende haveleje. Skyld ca. 50.000 kr. Efter 14 dage pålægges et gebyr på 75 kr. 2. gangs rykker pålægges 250 kr. Beholdning 208.000 kr. i banken samt 100.000 kr. på jubilæumskontoen. Maleren har fået 47.000 kr. for Fælleshuset samt pensler og maling til det, vi selv har malet. Udgift til Traktorhuset har vi endnu ikke fået regning på.

Timeløn for bestyrelsesarbejde i.fbm. havearbejde i inddragede haveer m.m. kr. 125 kr.

Fræseren er blevet solgt for 4.500 kr. Der bliver ikke indkøbt en ny og mindre.

  3     Vej- og haveudvalget: Der er udsendt 58 breve angående manglende vedligeholdelse af p-plads, vej og hæk. Efter Sct. Hans er der 14-15 stk, der vil få påkrav, fordi der efterfølgende    

          er sket noget

 4        Vandudvalget: Der er udskiftet 38-40 vandmålere, fordi de ikke virkede. Det plus sprængningen på Anemonevej dækker ca. spildet fra sidste år.

5      Nyt fra øvrige medlemmer:  Peter oplyser iflg. avisen vil der være vandretur fra Biblioteket, til Centrum og Kolonihaverne førstkommende weekend.

6.     Kredsen: Kai har været til reprs.møde, hvor det blev besluttet, at kredskontingentet for 2016 sættes op fra 80 kr. til 125 kr. pr. år pr. have – med mulighed for, det kan sættes ned igen.

        (Renovering af kredskontoret vil beløbe sig til ca. 50.000 kr.)

 7.    Havesalg: Peter bad om, vi husker at strege haverne på opslagstavlen, når de er solgt, samt at vi hæfter  papirerne ”endelig overdragelse” sammen, inden vi putter dem i hængemappen.

        Foreningen har nu kun 2 haver, hvoraf den ene bliver solgt mandag (G 34). Derudover er der A7c.

8.    Eventuelt: Talte om at holde en afslutningsfest/buffet for medhjælpere fra maling-, plantning- og vandholdet.

9.    Næste møde: Kim udsender som sædv., når behovet er der.
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Bestyrelsesmøde 9. maj 2015

Til stede:         Kim, Kai, Peter, Claus, Mahmoud, Steen og Janne

m/afbud:         ingen

u/afbud:         ingen

1.       Kim:  Den store fræser er al for stor til små haver, så bliver ikke brugt så meget. Besluttet at sælge den – evt. købe en mindre.


Malerarbejde:  
11 frivillige har meldt sig. De maler toiletvogn, stenbygning samt bænke, borde, træværk ved værkstedet. Fælleshuset og traktorværksted males af malerm. Tilbud på: 2 x Fælleshuset kr. 30.000. Traktorv. Kr. 14.000 – i alt kr. 44.000 + moms.

2.      Kai: Besøg af bilagskontrollanter. Regnskabet godkendt for 1. kvt. Der er nogle regn., der skal betales ca. kr.20.000 – 24.000 her i maj, så der skulle lige være nok til det på kontoen – så ellers håber vi på, at nogle allerede betaler haveleje nu og ikke venter til sidste frist 30.5.

Mht. køb af øl og vand vil Kai gerne overlade dette til en anden. Claus tager over. Ellers er der et tilbud fra Byens Øl & Vand en gros fra Herlufmagle om at bringe til døren.

3.      Have- og vejudvalg: Der har været 7 personer med til plantning af højen v/toiletvognen.. ”Gåtur” mandag for at tjekke ukrudt i hække på p-plads og vej. Claus og Steen skriver selv under i stedet for formanden.

4.      Vandudvalget: Skiftet 5 stophaner, alm. vedligeholdelse. Ingen sprængninger. Tjekket alle vandmålere, om de virker.

5.      Hjemmesiden: Hjertestarter bliver behandlet i juli måned.

Mht. salg af de gl. borde fra fælleshuset er disse blevet udleveret uden betaling (var ikke salg i dem). På hjemmesiden er alt opdateret. Mahmoud tjekker om ordensreglerne er korrekte.

6.      Nyt fra øvrige medlemmer: Håndmiksere i Fælleshuset er i uorden. Købt 2 nye kr. 1.000.

(Det viste sig, de gamle stadig kunne bruges – så de nye bliver opbevaret på lageret).

7.      Kredsen: Repr.skabsmøde 27. maj i Hjortemosen.

8.       Havesalg: Gæld til foreningen skal betales før salg. 10 haver til salg. De 3 af dem er vores  A7c, G34 og Å10.

9.       Eventuelt: Kim laver vagtplan. I juni og juli er det nok, der en person, der passer kontoret – i maj 2 personer. Der mødes et kvarter før åbning for at åbne container og skraldespand. Og lugning kl. 19.00.

10.   Næste møde: Kim indkalder som sædv.
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Bestyrelsesmøde 26. marts 2015

Til stede:         Kim, Kai, Peter, Claus, Mahmoud, Steen og Janne

m/afbud:         ingen

u/afbud:         ingen

1.       Kim:  Kontaktet af kommunen. Vores sten ”Virkelyst 1947” er med i seværdigheder. Og for at give borger og turister mulighed for at få information om skulptur/mindesmærke, de møder på deres tur i kommunen, så ønsker Ringsted Kommune at placere et skilt ved de enkelte mærker.

Vi vil sætte en brev op i kasserne om, vi søger arbejdskraft til malerarbejde af fælleshuset m.m. Kim har talt med politiet angående spiritusbevilling i.f.m.  arrangementer i  Fælleshu-

set m.m. De ansøgninger, vi har brugt de sidste 2 år, er ikke ok.

Der er bestilt nye borde til Fælleshuset. De gamle vil blive sat til salg i kasserne. Pris 200 kr. pr. bord. De vil også blive annonceret på hjemmesiden. Begge steder med oplysning om, forespørgslerne skal dateres, da bordene vil blive solgt efter ”først til mølle”-systemet.

Angående Hjertestarteren, som vi vedtog på generalforsamlingen, undersøger Kim og Mahmoud, om vi kan søge nogle fonde (vi har fået afslag fra Trygfonden). Kai oplyste, at vi fra Civilforsvaret kan få kursus i førstehjælp. Kai undersøger hos forsikringsselskabet Codan, om det har betydning, om skabet hænger ude eller inde i Fælleshuset. Kai undersøger også om hærværk på skabet evt. kan tilkobles den nuværende alarm.

Der vil a.h.t. kulden blive opsat en radiator i arkivrummet.

Volden ved toiletvognen: Vil blive tilplantet. Åse Anderson m.fl. vil gerne stå for dette. Claus  tager billeder af volden og indhenter tilbud fra Planteforum og Høm Gartneri.

Skærebukser: købes til Busser, skal bruges a.h.t brug af motorsav og selvfølgelig a.h.t. forsikringsselskabet.

Tilføjning til ordensreglernes pkt. 6:  Der må ikke opstilles campingvogne eller ikke indregistrerede køretøjer  i haverne.

Stophanen efter vandmåleren  må ikke røres, da den er foreningens,.

Fodbolddagen: Kim undersøger prisen på en hoppeborg, og om Banko-fuglen vil have kræmmermarked, og de i så fald vil holde øje med hoppeborgen. Muligvis også have besøg angående økologisk landbrug.

1.      Kassereren: Der er solgt 3 af de 10 inddragede haver (F 19 -650 kr, F 6 + 2663 kr. , Å 36-38 + 1314 kr. Vi har fået en have forærende Å 17. Vurderingspris 53.741 kr. Vi har allerede fået et tilbud på 10.000 kr. Men det mente bestyrelsen, var for lidt. Mindst 30.000,- – dog kan vi gå ned til 25.000, hvis hele bestyrelsen er enig.

A7c , der også er inddraget er vurderet til 66.054. Der er sat en pris på 55.000 kr. Best. synes, det er for meget og vil tilføje ”eller give et bud”.

Kai oplyser, at kassebeholdningen er lidt ”langt nede”. Har lige betalt 24.000 til Seas, Forsikring 18.000 og nye borde 25.000. Men går det helt galt, inden vi begynder at modtage haveleje, kan vi ”låne” lidt fra Jub.konto (pt. 100.000 kr.)

G25 solgt lørdag for 2500 kr. Hele best. skal være enige om prisen på inddragede haver.

1.      Vandudvalget:  Der er sat bundpropper i alle haver. 4-5 stophaner er udskiftet. Når der  er åbnet for vandet, tjekker vi hver enkel vandmålere for at se, om de virker korrekt.

2.      Have- og vej: 7.4. kl. 9.00 tager Steen og Claus en runde for at tjekke haverne.

3.      Hjemmesiden : Mahmoud skriver også på de haver, der er til salg, hvor mange kvadratmeter, haven er.

Mahmoud tilmelder os support online, så Hjemmesiden bliver mere professionelt.

Husk at opdatere datoerne for udlejning af fælleshuset.
……………………………………………………………………………………………………………………

Bestyrelsesmøde 11. marts 2015

Til stede:         Kim, Kai, Peter, Claus, Mahmoud og Janne

m/afbud:       Steen

1.       Kun et lille møde for at finde ud af, hvem der gør hvad til generalforsamlingen på lørdag.

2.      Claus og Mahmoud klarer afkrydsning ved indgangen. Kai laver lister.

3.      Til dirigent har Kim fået fat i Ebba Sørensen fra Hjortemosen, og Gitte Hansen har sagt ja til at skrive referat.

1.      Der er opsagt 10 haver pga. manglende betaling.

2.      Kai fremviste regnskab for de første 2 måneder.

3.      John Petersen har drænet Anemonevej fra Åkandevej til Begoniavej.

                                                                                      Ref. Janne



……………………………………………………………………………………………………………………………………………………..